হিসাব ও খরচ

যা করবেন

সেন্টারের টাকা কোথায় থাকে তা ঠিক করবেন, কী আসছে তার পাশাপাশি কী যাচ্ছে তাও লিখবেন, এবং যেকোনো সময়ের জন্য নগদ অবস্থান দেখবেন। আপনার আদায় করা ফি নিজে থেকেই এখানে বসে; খরচ আপনাকে লিখতে হয়।

শুরুর আগে

• দশ মিনিট সময়, আপনার বাস্তব টাকার আধারগুলোর তালিকা করতে: সামনের ডেস্কের ক্যাশ ড্রয়ার, প্রতিটি মোবাইল ওয়ালেট, প্রতিটি ব্যাংক অ্যাকাউন্ট।
• প্রতিটির প্রারম্ভিক ব্যালান্স — ক্যাম্পাসকিউ ব্যবহার শুরুর আগের দিন তাতে কত ছিল।
• অ্যাকাউন্ট ও খাতের জন্য Finances অনুমতি; ক্যাশ বইয়ের জন্য Expenses অনুমতি। পুরো ছবিটা দেখতে দুটোই লাগে।
• Accounts মেনুটি Finance-এর নিচে এবং advanced হিসেবে চিহ্নিত, তাই স্টার্টার মেনুতে এটি লুকানো থাকে। দেখতে হলে পূর্ণ মেনুতে যান।

এটি কী — এবং কী নয়

ক্যাম্পাসকিউর হিসাব মডিউল একটি একক-এন্ট্রি ক্যাশ বই — খাতা। প্রতিটি এন্ট্রি এক লাইন: তারিখ, অ্যাকাউন্ট, খাত, দিক ও অঙ্ক। একটি কোচিং সেন্টারের জন্য এটিই যথাযথ মাপ, এবং নিজের সীমা নিয়ে এটি সৎ:

• এটি ট্রায়াল ব্যালান্স বা ব্যালান্স শিট তৈরি করতে পারে না। এর পেছনে দুই-এন্ট্রি হিসাব নেই, হিসাববিজ্ঞানের অর্থে কোনো চার্ট অব অ্যাকাউন্টস নেই, ডেবিট-ক্রেডিট মেলানো নেই। আপনার হিসাবরক্ষক আনুষ্ঠানিক আর্থিক বিবরণী চাইলে এই মডিউল তা দেবে না, এবং কোনো সেটিং তা চালু করে না।
• এটি পারে বলতে কী এসেছে, কী গেছে, প্রতিটি অ্যাকাউন্টে কত আছে, এবং খাত অনুযায়ী টাকা কোথায় গেছে — একজন পরিচালক আসলে এগুলোই জিজ্ঞেস করেন।
• এখানে কিছুই সম্পাদনা হয় না, কিছুই মোছা হয় না। ভুল সংশোধন হয় পাশে একটি বিপরীত এন্ট্রি বসিয়ে।

হিসাবরক্ষককে এটি আগেই জানিয়ে দিন। মার্চ মাসে জানার চেয়ে সেটি অনেক ভালো।

ধাপ ১ — মানি অ্যাকাউন্ট

Accounts → Money Accounts-এ যান — Where the centre's money sits: cash drawer, mobile wallets, bank accounts. — এবং Add account চাপুন।

Money Accounts — প্রতিটি অ্যাকাউন্টের Opening, Income, Expense, Balance ও EntriesScreenshot pending

প্রারম্ভিক ব্যালান্স এখনই বসান, কারণ এটি লক হয়ে যায়। অ্যাকাউন্টে একটি এন্ট্রি হলেই ফিল্ডটি নিষ্ক্রিয় হয়ে যায় ও লেখে Locked — this account already has entries. তবু চেষ্টা করলে পাবেন Opening balance is locked — This account already has entries, so its opening balance cannot change. Post a correcting entry in the cash book instead. কারণটি যুক্তিসঙ্গত: এটি বদলালে ওই অ্যাকাউন্টের আগে দেখানো বা ছাপানো প্রতিটি ব্যালান্স নিঃশব্দে বদলে যেত।

Type কেবল সাজসজ্জা নয়। শিক্ষার্থী bKash-এ টাকা দিলে পেমেন্টটি bKash ধরনের অ্যাকাউন্টে যায়, না পেলে আপনার ডিফল্টে। ধরনগুলো ঠিক রাখাই আপনার ব্যালান্সকে বাস্তব ওয়ালেটের সঙ্গে মেলায়।

ব্যবহৃত অ্যাকাউন্ট মোছা যায় না। The account already has entries and is part of the financial record. Deactivate it instead. Active চেকবক্সটি তুলে দিন — অ্যাকাউন্টটি নিজের ইতিহাস নিয়ে থেকে যায় এবং নতুন এন্ট্রিতে আর দেখানো হয় না। ব্যালান্স প্রতিবার লোডের সময় ক্যাশ বই থেকে হিসাব হয়, কখনও সংরক্ষণ করা হয় না।

ধাপ ২ — খাত

Accounts → Categories — What income and expenditure gets filed under. কিছু তৈরি করা খাত দিয়েই শুরু হয়, যেগুলো Source কলামে Built in দেখায়; আপনার নিজেরগুলো দেখায় Yours।

Add category খুব কম তথ্যই চায়, আর তার একটি উত্তর স্থায়ী:

• Category name — ১০০ অক্ষর পর্যন্ত, e.g. Electricity bill।
• Direction — Income বা Expense, সতর্কবার্তাসহ Choose carefully — this cannot be changed once the category is saved. বিদ্যমান খাতে এটি কেবল একটি ব্যাজ: Cannot be changed after creation.
• Active — An inactive category stays on old entries but is not offered for new ones.

Direction অপরিবর্তনীয় হওয়ার সত্যিকারের কারণ আছে: এটি উল্টে দিলে ওই খাতে ফেলা প্রতিটি পুরনো এন্ট্রির চিহ্ন উল্টে যেত, নিঃশব্দে কয়েক মাসের রিপোর্ট বদলে দিত। "ভাড়া" ভুল করে Income হিসেবে তৈরি করে ফেললে সেটি নিষ্ক্রিয় করে নতুন একটি বানান।

তৈরি করা খাত এবং যেগুলোতে এন্ট্রি আছে, সেগুলো মোছা যায় না: Built-in categories and categories that already have entries cannot be deleted. Deactivate it instead.

তালিকাটি ছোট রাখুন। বাস্তবে ব্যবহার করা বারোটি খাত, বেছে নিতে হিমশিম খাওয়া চল্লিশটির চেয়ে ভালো।

ধাপ ৩ — ক্যাশ বই

Accounts → Cash Book — Every taka in and out, in one place. Entries are corrected by reversal, never deleted.

ক্যাশ বই — প্রতিটি এন্ট্রি তার অ্যাকাউন্ট, খাত, উৎস ও দিকসহScreenshot pending

কলাম: Actions, Date, Account, Category, Description, Source, Income ও Expense।

Source কলামটি বোঝা জরুরি। এটি জানায় লাইনটি কেউ টাইপ করেছে, নাকি সিস্টেম বসিয়েছে:

অর্থাৎ ফি আয় আপনি হাতে লিখবেন না। সেটি আগে থেকেই আছে। আবার লিখলে মাসের হিসাব দ্বিগুণ হয়ে যায়। এখানে আপনি লিখবেন সিস্টেম যা জানে না তার সবই: ভাড়া, বিদ্যুৎ, প্রিন্ট, চা, মেরামত, এবং পেমেন্ট স্ক্রিন হয়ে না আসা যেকোনো আয়।

ফিল্টার: Account, Direction, Category (Pick direction first), তারিখের পরিসর, ও Source। তারপর Apply বা Reset। বিবরণের উপর একটি সার্চ বাক্স আছে — যা কাজে লাগে এমন বিবরণ লেখার পক্ষে যুক্তি।

খরচ লেখা

Add entry চাপুন।

1. Account — কোন আধার থেকে টাকা গেল।
2. Direction — Income বা Expense। ডিফল্ট Expense, কারণ সাধারণত সেজন্যই আসেন।
3. Category — তালিকা দিক অনুযায়ী ছাঁকা থাকে।
4. Amount — শূন্যের বেশি হতে হবে।
5. Date — ডিফল্ট আজ।
6. Description (optional) — e.g. August rent, ৫০০ অক্ষর পর্যন্ত। এমনভাবে লিখুন যেন এগারো মাস পরে এটি খুঁজতে হবে, কারণ হবেই।
7. Save entry।

বিবরণের পাশে একটি AI সহায়ক আছে: Suggest category, এই প্রতিশ্রুতিসহ Suggestion only — nothing is filled in until you accept it. এটি আপনার লেখা পড়ে আপনার নিজের খাতগুলোর একটি প্রস্তাব করে — নতুন কিছু বানাতে পারে না — আর Suggested category: হিসেবে দিকসহ দেখায়। Use it বা Ignore চাপুন। Use it না চাপা পর্যন্ত কিছুই বসে না। কিছু না লিখে চাইলে পাবেন Write a description first, then ask for a suggestion., আর কিছু না মিললে No confident match among your categories. Pick one yourself.

অ্যাকাউন্টের মধ্যে ট্রান্সফার

ড্রয়ার থেকে ব্যাংকে টাকা নেওয়া আয়ও নয়, খরচও নয়। Transfer চাপুন।

Transfer between accounts — দুই দিকই একসঙ্গে লেখা হয় এবং কোনোটিই আয় বা খরচ নয়Screenshot pending

ডায়ালগটি ঠিক যা করে তাই বলে: Moves money between two of your own accounts. Both sides are written together, and neither counts as income or expense. From, To, Amount, Date ও ঐচ্ছিক Description পূরণ করে Record transfer চাপুন। দুটি আলাদা অ্যাকাউন্ট লাগবে, নয়তো পাবেন Choose two different accounts.

ট্রান্সফারের প্রতিটি অংশ Category কলামে খাতের নামের বদলে ইটালিকে Transfer দেখায়, আর টেবিলের নিচের পাদটীকা নিয়মটি আবার বলে: Transfers between your own accounts move balances but are not counted as income or expense.

এই স্ক্রিনে এটিই সবচেয়ে বেশি ভুল বোঝা বিষয়। যে মাসে আপনি ৳৫০ ০০০ নগদ ব্যাংকে জমা দিয়েছেন, সেই মাসে ৳৫০ ০০০ বেশি আয় হয়নি।

ভুল সংশোধন

ক্যাশ বইয়ের এন্ট্রিতে Edit নেই, Delete নেই। কোনো অনুমতির আড়ালে লুকানো নয় — কাজগুলোর অস্তিত্বই নেই। একমাত্র সংশোধন হলো সারির মেনুতে থাকা Reverse।

ডায়ালগটি স্পষ্ট: The original entry stays in the book. A mirror-image correcting entry is added, and both keep their own author and timestamp.

• Reason আবশ্যক — e.g. Amount entered twice, ৩ থেকে ৫০০ অক্ষর।
• Post the correction on দিয়ে সংশোধনীর তারিখ দিতে পারেন, যা জরুরি যদি ভুল এন্ট্রিটি ইতিমধ্যে রিপোর্ট করা কোনো মাসে থাকে।
• Reverse entry চাপুন।

এরপর মূল এন্ট্রিতে Reversed ব্যাজ আর নতুন লাইনে Correction ব্যাজ বসে। রিভার্সালকে আবার রিভার্স করা যায় না (A correcting entry cannot itself be reversed.) এবং একই এন্ট্রি দুবার রিভার্স করা যায় না (This entry has already been reversed.)।

৳৫০০-এর জায়গায় ৳৫ ০০০ লিখে ফেলেছেন? কারণসহ ৳৫ ০০০ রিভার্স করুন, তারপর নতুন করে ৳৫০০-এর এন্ট্রি দিন। দুটোই দেখা যাবে। সেটাই উদ্দেশ্য।

ওভারভিউ পড়া

Accounts → Overview — Your centre's cash position for the selected period. From date ও To date বসিয়ে Apply চাপুন, বা This month চাপুন।

Accounts overview — নির্বাচিত সময়ের Income, Expense, Net ও Cash in handScreenshot pending

চারটি টাইল: Income, Expense, Net ও Cash in hand। তার নিচে একবার পড়ে নেওয়ার মতো একটি নোট: Transfers between your own accounts are excluded from income and expense, but they do move the balances below.

Balances by account দেখায় Account, Type, Opening, Income, Expense ও Closing — দিনশেষে বাস্তব ক্যাশ ড্রয়ারের সঙ্গে এই টেবিলটিই মেলাবেন। তারপর Income by category ও Expense by category, প্রতিটিতে নামের পাশে এন্ট্রি সংখ্যা।

একটি Monthly summary প্যানেল আছে, যা মাসের একটি সংক্ষিপ্ত বিবরণ লেখে English বা বাংলা-য়: Generate চাপুন। এর ব্যাখ্যাই সীমা বলে দেয় — A short written summary of the month, generated from totals and category names only — no student or teacher details are sent. এটি বোর্ড মিটিংয়ে পড়ার সহায়ক, রেকর্ডের উৎস নয়। আপনার ইনস্টলেশনে AI কী কনফিগার করা না থাকলে প্যানেলটি দেখাই যায় না।

নোট

• একক-এন্ট্রি, ইচ্ছাকৃতভাবে। ট্রায়াল ব্যালান্স নেই, ব্যালান্স শিট নেই, দুই-এন্ট্রি নেই। কেউ এর উপর ভিত্তি করে পরিকল্পনা করার আগেই বলে দিন।
• ফি আয় নিজেই বসে। পেমেন্ট আবার হাতে লিখবেন না।
• ট্রান্সফার আয় নয়। এগুলো ব্যালান্স সরায় এবং আয়-ব্যয়ের মোট থেকে বাদ থাকে।
• কিছু সম্পাদনা হয় না, কিছু মোছা হয় না। কেবল রিভার্সাল, আবশ্যক কারণ, কর্তা ও সময়সহ — "কে আর্থিক অঙ্ক বদলাল" প্রশ্নে ISO 9001 ও ISO 27001-এর উত্তর।
• প্রারম্ভিক ব্যালান্স ও খাতের দিক লক হয়ে যায়। না হলে দুটোই নিঃশব্দে ইতিহাস বদলে দিত।
• নিষ্ক্রিয় করুন, মুছবেন না। এন্ট্রি আছে এমন অ্যাকাউন্ট ও খাত মোছা যায় না।
• ব্যালান্স সবসময় হিসাব করা হয় এন্ট্রি থেকে, কখনও সংরক্ষণ করা হয় না, তাই তা বইয়ের সঙ্গে অমিল হতে পারে না।
• স্টার্টার মেনুতে Accounts লুকানো থাকে। পূর্ণ মেনুতে যান।
• এই স্ক্রিনগুলোতে মুদ্রা ও তারিখ বাংলাদেশি ফরম্যাটে দেখায়, আপনি যে ভাষাতেই থাকুন।
• সব উদাহরণ কল্পিত। এখানে Front desk cash, August rent ও 01XXXXXXXXX বানানো।

সমস্যা সমাধান

আমার আয় প্রায় দ্বিগুণ দেখাচ্ছে। প্রায় সবসময়ই কারণ, নিজে থেকে বসে যাওয়া ফি পেমেন্টের উপরে আবার হাতে লেখা এন্ট্রি। ক্যাশ বইয়ে Source = Manual ফিল্টার করে এমন লাইন খুঁজুন যা কোনো Student payment-এর নকল। কারণসহ সেগুলো রিভার্স করুন।

ব্যাংকে করা ট্রান্সফার আয় হিসেবে দেখাচ্ছে না। ঠিক আছে। ট্রান্সফার ব্যালান্স সরায় এবং ইচ্ছাকৃতভাবেই আয়-ব্যয় থেকে বাদ থাকে।

প্রারম্ভিক ব্যালান্স বদলাতে পারছি না। অ্যাকাউন্টে এন্ট্রি আছে, তাই এটি লক। বদলে ক্যাশ বইয়ে একটি সংশোধনী এন্ট্রি দিন।

ভুল দিকে একটি খাত বানিয়ে ফেলেছি। তৈরির পরে দিক বদলানো যায় না। সেটি নিষ্ক্রিয় করে নতুন একটি বানান — পুরনো এন্ট্রিগুলো নিজেদের খাতেই থাকবে।

অ্যাকাউন্ট বা খাত মুছতে পারছি না। এন্ট্রি আছে এমন সবকিছুই আর্থিক রেকর্ডের অংশ। বদলে তার Active চেকবক্সটি তুলে দিন।

হিসাবরক্ষকের জন্য ব্যালান্স শিট দরকার। ক্যাম্পাসকিউ সেটি দিতে পারে না। এটি একটি একক-এন্ট্রি ক্যাশ বই। যা আছে তা এক্সপোর্ট করুন — দেখুন রিপোর্ট — এবং হিসাবরক্ষককে তা থেকে কাজ করতে দিন।

সাইডবারে Accounts মেনু নেই। হয় আপনার মেনু স্টার্টার মোডে, নয়তো আপনার রোলে Finances read নেই। ফিচারটি নেই ধরে নেওয়ার আগে দুটোই দেখুন।

গত মাসে কেউ ৳৫ ০০০-এর বদলে ৳৫০ ০০০ লিখে ফেলেছেন। কারণসহ সেটি রিভার্স করুন, সংশোধনীটি যেখানে হওয়ার কথা সেই তারিখে বসিয়ে, তারপর সঠিক অঙ্কটি লিখুন। এডিট বাটন খুঁজবেন না — সেটি নেই।