ভর্তি, ফি ও পেমেন্ট

যা করবেন

শিক্ষার্থীকে একটি ব্যাচে বসাবেন, যা পুরো কোর্সের জন্য টাকার হিসাব তৈরি করে: সে কত দেবে, কত দিয়েছে, আর কত বাকি। তারপর তার বিপরীতে পেমেন্ট নেবেন এবং স্লিপ ছাপবেন।

শুরুর আগে

• শিক্ষার্থী আছে (দেখুন শিক্ষার্থী) এবং ব্যাচে Fee বসানো আছে (দেখুন কোর্স, ব্যাচ ও সময়সূচি)।
• ছাড় দেওয়ার সিদ্ধান্ত ভর্তির আগেই — ভর্তির সময় ছাড় দেওয়া পরে সংশোধন করার চেয়ে অনেক সহজ।
• ভর্তি করতে Enrollments অনুমতি, আর টাকা নিতে Payments তৈরির অনুমতি।

টাকার হিসাব কীভাবে কাজ করে

এটি একবার পড়ে নিন; ফি নিয়ে বেশিরভাগ বিভ্রান্তি এতেই কেটে যায়।

দুটি মডেলের কোনটি প্রযোজ্য তা ঠিক করে ব্যাচের Billing cycle। One-time (course fee)-এ থাকা ব্যাচ ঠিক এই অংশে বর্ণিত নিয়মেই চলে, আর এই পৃষ্ঠার বাকিটাও তাই। Monthly-তে থাকা ব্যাচ চলে ভিন্নভাবে: ভর্তির মোট 0-তে স্থির থাকে আর প্রতিটি টাকা থাকে মাসিক ইনভয়েসে। আপনার ব্যাচ সেটি হলে পড়ুন মাসিক ফি ও ইনভয়েস — দুটি কখনও মেলে না, তাই শিক্ষার্থীর বাকি হয় একটিতে, নয়তো অন্যটিতে, কখনও দুটোতেই নয়।

One-time ব্যাচের ক্ষেত্রে:

• একটি ব্যাচের একটি Fee থাকে — আজকের দিনে কোর্সটির দাম।
• আপনি যখন কোনো শিক্ষার্থীকে ভর্তি করেন, ক্যাম্পাসকিউ ব্যাচের ফি − ছাড় হিসাব করে সেটি ভর্তির সঙ্গে স্থির করে দেয়। স্ক্রিনে এটি Enrollment Total।
• এরপর সবকিছু — বাকি, পেমেন্টের অবস্থা, অভিভাবকের দেখা ব্যালেন্স, আপনার বকেয়া রিপোর্ট — ওই স্থির করা মোটের বিপরীতেই মাপা হয়, ব্যাচের বর্তমান ফির বিপরীতে নয়।

তাই ব্যাচের দাম বদলালে আগে ভর্তি হওয়া শিক্ষার্থীর দেনা কখনও বদলায় না। এটাই কাঙ্ক্ষিত: ২ ০০০ টাকায় ভর্তি হওয়া শিক্ষার্থীর দাম ২ ০০০-ই থাকে, যদিও জানুয়ারিতে আপনি ব্যাচের ফি ২ ৫০০ করে দিলেন। Update Enrollment স্ক্রিনে দুটি সংখ্যাই পাশাপাশি দেখানো হয় — Batch Fee (current): ও Enrollment Total: — ঠিক এই পার্থক্যটি দেখানোর জন্যই।

ভর্তির মোট একটি স্থির করা আর্থিক অঙ্ক। এটি বদলানোর একমাত্র উপায় নিচে বর্ণিত সচেতন, কারণ-আবশ্যক ও অডিট-লগে সংরক্ষিত সমন্বয়।

শিক্ষার্থী ভর্তি করুন

Enrollments-এ যান — View and manage all student enrollments. — এবং Add Enrollment চাপুন।

ভর্তির তালিকা — প্রতিটি সারিতে Roll, Enrollment Total, Amount Paid ও Payment StatusScreenshot pending

Payment details অংশটি নিজের পরিধি নিজেই বলে দেয়: Optional. Record the initial payment alongside the enrolment. Leave empty to enrol with no payment.

Add Enrollment — মোট ব্যাচ থেকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে বসে; কেবল Discount সেটি বদলায়Screenshot pending

Add Enrollment চাপুন। দুটি কাজ স্বয়ংক্রিয়ভাবে ঘটে:

• এই ব্যাচের জন্য একটি Roll নম্বর বসে — বিদ্যমান সর্বোচ্চ রোল প্লাস এক। ফাঁক থাকা কেন ইচ্ছাকৃত তা দেখুন শিক্ষার্থী পাতায়।
• Enrollment confirmation SMS চালু থাকলে শিক্ষার্থীকে বার্তা পাঠানো হয়। দেখুন SMS ও নোটিফিকেশন।

পেমেন্টের অবস্থা

প্রতিটি ভর্তির অবস্থা অঙ্ক থেকেই নির্ধারিত হয় — আপনি হাতে বসাতে পারবেন না, আর মেলানোর মতো কিছুই থাকে না:

মোট শূন্য এমন ভর্তি Pending-ই থাকে, Fully Paid হয় না — বিনামূল্যে বা বৃত্তিতে পাওয়া আসনের ক্ষেত্রে এটাই কাঙ্ক্ষিত, যাতে সেটি আদায় হওয়া কিছু নয় বরং আপনার নেওয়া একটি সিদ্ধান্ত হিসেবেই তালিকায় থাকে।

উপরের শব্দগুলো আপনি Update Enrollment ডায়ালগে দেখেন। ভর্তির টেবিলে ও পেমেন্ট স্লিপে একই মানগুলো বাংলা অবস্থাতেও কাঁচা ইংরেজিতে (PartiallyPaid, FullyPaid) দেখায়।

ফি সমন্বয় করুন

কখনও স্থির করা মোটটি সত্যিই ভুল হয় — পরে সম্মত হওয়া ভাইবোনের ছাড়, একটি বৃত্তি, বা একটি সংশোধন। ভর্তির Edit অ্যাকশন খুলুন।

ডায়ালগ খোলে কেবল-পড়ার একটি সারসংক্ষেপ দিয়ে: Student:, Course:, Batch:, Batch Fee (current):, Enrollment Total:, Amount Paid, Due: ৳500 ও Payment Status। তার নিজের দিকনির্দেশটিও লক্ষ করুন: To record a payment, use the "Take Payment" action on the enrollment row.

মোট বদলাতে:

1. Adjust total fee স্যুইচটি চালু করুন। তার আগে মোটটি কেবল-পড়ার — এটি ইচ্ছাকৃত।
2. নতুন Total Amount লিখুন।
3. Adjustment Reason পূরণ করুন। এটি আবশ্যক — Why is the total being changed?, ৫০০ অক্ষর পর্যন্ত। এড়ানোর উপায় নেই: ফর্ম, ক্লায়েন্টের যাচাই এবং সার্ভার — তিনটিই এটি দাবি করে।
4. Update চাপুন।

Adjust total fee — কারণের ঘরটি আবশ্যক এবং পরিবর্তনটি সংরক্ষিত হয়Screenshot pending

সমন্বয়টি কেবল-যোগ-হয় এমন একটি অডিট রেকর্ডে লেখা হয়। প্রতিটি সমন্বয়ে পুরোনো মোট, নতুন মোট, আপনার কারণ, আপনি কে এবং কখন করেছেন — সব একটি টেবিলে জমা হয়, যার সারি কখনও বদলানো বা মোছা হয় না; সংশোধন মানে নতুন সমন্বয়, পুরোনোটির সম্পাদনা নয়। এটি আছে ISO 9001 ও ISO 27001-এর সেই প্রশ্নের উত্তর দিতে — কে একটি আর্থিক অঙ্ক বদলেছে, কখন, এবং কেন।

কারণটি কীভাবে লিখবেন তার দুটি ফল:

• অপরিচিত কারও জন্য লিখুন। “পরিচালকের সঙ্গে সম্মত ভাইবোনের ছাড়, দুই ভাইবোনের মধ্যে দ্বিতীয়” — এটি একটি অডিট রেকর্ড। “সমন্বয়” নয়। দুই বছর পর কেউ এটি পড়তে পারেন, যাঁর ওই আলোচনার কোনো স্মৃতি নেই।
• Remarks অডিট ট্রেইল নয়। একই ডায়ালগের Remarks ঘরটি মুক্ত পাঠ্য, যা পরে যে কেউ সম্পাদনা করতে পারে। সমন্বয়ের রেকর্ডটিই স্থায়ী। আসল কারণ Adjustment Reason-এ লিখুন।

ভর্তির সমন্বয়ের ইতিহাস দেখানোর কোনো স্ক্রিন নেই। রেকর্ড রাখা হয়, কিন্তু ক্যাম্পাসকিউতে আপনার দেখার মতো কোনো ভর্তি-সমন্বয়ের লগ নেই। বিতর্কিত কোনো ভর্তি-ফির ইতিহাস দরকার হলে সাপোর্টকে বলুন সেটি বের করে দিতে। ইনভয়েসের সংশোধন আলাদা — সেগুলোর সারিতেই Audit trail বাটন থাকে, দেখুন মাসিক ফি ও ইনভয়েস।

একই সংরক্ষণে ছাড় বদলানো ও ফি সমন্বয় — দুটো একসঙ্গে করা যায় না; সার্ভার তা প্রত্যাখ্যান করে। একটি করুন, সংরক্ষণ করুন, তারপর অন্যটি।

পেমেন্ট নিন

Take Payment থাকে ভর্তির সারির মেনুতে। সারিটি Fully Paid হয়ে গেলে এটি সরে যায়, আর এর জন্য Payments তৈরির অনুমতি দরকার।

ডায়ালগে দেখায় Course, Batch, Fee, Paid এবং সবচেয়ে বড় করে Remaining due।

1. অঙ্কটি বসাতে Full (Pay full remaining balance) বা Half (Pay half of remaining balance) চাপুন, অথবা Amount-এ লিখে দিন।
2. এই কিস্তির কিছু অংশ মাফ করলে Discount (optional) দিন। To be credited after discount লাইনে সত্যিই কত জমা হবে তা দেখায়।
3. Method বেছে নিন। তালিকাটি হলো: Cash, Bank Transfer, Credit Card, Debit Card, Online Payment, Cheque, Other, Bkash। ডিফল্ট Cash। এই লেখাগুলো দুই ভাষাতেই ইংরেজি।
4. Payment date ডিফল্টে আজকের তারিখ এবং ভবিষ্যতের তারিখ দেওয়া যায় না।
5. Transaction ID (optional) দিন — e.g. bKash/Nagad/bank ref। নগদ ছাড়া বাকি সবকিছুর জন্য এটি অবশ্যই পূরণ করুন; কোনো লেনদেন নিয়ে প্রশ্ন উঠলে আপনি এটি ধরেই খুঁজবেন।
6. পেমেন্ট নিয়ে কিছু ব্যাখ্যার দরকার থাকলে Notes (optional) দিন।
7. Record payment চাপুন।

Take Payment — Full ও Half দিয়ে দ্রুত পূরণ, পদ্ধতি, তারিখ ও লেনদেনের সূত্রScreenshot pending

আপনি রসিদ নম্বর ফেরত পান: Payment recorded — Receipt RCP-000123 created. ভর্তির Amount Paid ও Payment Status সঙ্গে সঙ্গেই হালনাগাদ হয়।

অতিরিক্ত টাকা নেওয়া যায় না। বাকির চেয়ে বেশি হলে সেটি প্রত্যাখ্যাত হয় — ঘরের পাশেই (Exceeds remaining due (৳500).) এবং জমা দেওয়ার সময়ও (Payment (after discount) exceeds the remaining balance. Adjust the amount.)। শিক্ষার্থী সত্যিই দেনার চেয়ে বেশি দিয়ে থাকলে ভুলটি ফিতে; কারণ লিখে মোটটি সমন্বয় করুন, তারপর পেমেন্ট নিন।

রসিদ ছাপুন

Take Payment ডায়ালগে কোনো প্রিন্ট বাটন নেই। পথটি হলো:

1. Payments-এ যান।
2. পেমেন্টটি খুঁজে View বেছে নিন।
3. পেমেন্টের বিস্তারিত পাতায় Print Slip চাপুন।
4. ব্রাউজারের প্রিন্ট ডায়ালগ খোলে — প্রিন্ট করুন, বা PDF হিসেবে সংরক্ষণ করুন।

পেমেন্ট স্লিপ, সেন্টারের লেটারহেড ও পূর্ণ পেমেন্ট ইতিহাসসহScreenshot pending

স্লিপে থাকে আপনার সেন্টারের লেটারহেড (আপনার ব্যানার ছবি, নাহলে লোগো ও নাম — Settings → Branding-এ নির্ধারিত), রসিদ নম্বর, তৈরির তারিখ, Student, Course ও Batch, তিনটি মোট — Total, Paid, Remaining — এবং ওই ভর্তির প্রতিটি পেমেন্টের একটি Payment history টেবিল: Date, Receipt, Method, Amount, Discount, Final, Status। শেষে লেখা থাকে This slip is a record of course enrollment payments. Please retain it for your reference.

অর্থাৎ স্লিপটি কেবল একটি পেমেন্টের নয়, পুরো ভর্তির বিবরণী — হাতে দিলে অভিভাবক নিজের পুরো অবস্থাই দেখতে পান।

স্লিপটি কেবল ইংরেজিতে। অ্যাপের বাকি অংশের মতো এটি বাংলায় বদলায় না। নাম ও অঙ্ক যেভাবে লেখা হয়েছে সেভাবেই ছাপে; শিরোনামগুলো অনূদিত হয় না। আরও একটি বিষয়: কেবল ভর্তির সঙ্গে জড়িত পেমেন্টেরই স্লিপ থাকে — বই বিক্রির নেই।

মনে রাখুন

• ভর্তি, ইনভয়েস নয় — One-time ব্যাচে। একটি স্থির মোট, যা আপনার রেকর্ড করা পেমেন্ট দিয়ে কমে আসে। Monthly বিলিং-এ থাকা ব্যাচ তার টাকা ইনভয়েস হিসেবে রাখে; দেখুন মাসিক ফি ও ইনভয়েস।
• ব্যাচকে Monthly করলে স্থির মোট নতুন করে লেখা হয় না। পুরনো বাকি যেমন আছে তেমনই থাকে, আর ওই শিক্ষার্থীরা তখন মাসিক ইনভয়েসও পেতে শুরু করেন। স্বাভাবিক সীমানায় বদলান, নয়তো পুরনো ব্যালান্স হাতে মেটানোর পরিকল্পনা রাখুন।
• পেমেন্ট আপনাআপনি ক্যাশ বইয়ে বসে, পেমেন্টের ধরন থেকে বাছা খাতে। ফি আয় কখনও হাতে লিখবেন না — দেখুন হিসাব ও খরচ।
• Add Enrollment-এর Total Amount ঘরটি কেবল দেখার জন্য এবং সার্ভারে পাঠানো হয় না। ভর্তির সময় Discount ব্যবহার করুন, নাহলে পরে Adjust total fee।
• ব্যাচের দাম বদলানো নিরাপদ। বিদ্যমান ভর্তিগুলো নিজেদের স্থির মোট ধরে রাখে।
• তালিকায় দুটি ফিল্টার: কোর্স অনুযায়ী ও শিক্ষার্থী অনুযায়ী। অনুসন্ধান আলাদা।
• ভর্তি মুছলে সেটি স্থায়ী এবং কিছুই ফেরত আসে না — যে রোল নম্বরটি ব্যবহৃত হয়েছিল তা আর কখনও দেওয়া হয় না।
• কেবল ইংরেজিতে থাকা লেখা: টেবিলের Status ও Payment Status ট্যাগ, পেমেন্ট পদ্ধতির নাম, Take Payment ডায়ালগের অবস্থার চিপ, এবং পুরো পেমেন্ট স্লিপ। Take Payment-এর তারিখ নির্বাচক ভাষা যাই হোক dd/mm/yy দেখায়।
• অডিট ও ডকুমেন্ট নিয়ন্ত্রণ। ফি সমন্বয় স্থায়ীভাবে সংরক্ষিত হয়। ছাপানো স্লিপ ও রসিদে রোল নম্বর ও মোট থাকে, তাই পরে Renumber rolls বা ফি সমন্বয় করলে আগে ছাপানো কাগজ সিস্টেমের সঙ্গে আর মিলবে না — দেখুন শিক্ষার্থী।
• সব উদাহরণ কল্পিত। এখানে Demo Student 1, RCP-000123 ও ৳2,000 বানানো।

সমস্যা ও সমাধান

Batch ড্রপডাউন খালি। আগে একটি Course বেছে নিন।

মোট ৳0 হিসেবে এসেছে। ব্যাচে কোনো Fee নেই। ব্যাচে ফি বসান, তারপর কারণ লিখে এই ভর্তির মোটটি সমন্বয় করুন — ভর্তির সময় মোটটি শূন্যেই স্থির হয়ে গিয়েছিল।

সারির মেনুতে Take Payment নেই। হয় ভর্তিটি ইতিমধ্যেই Fully Paid, নাহলে আপনার Payments তৈরির অনুমতি নেই।

একটি পেমেন্ট দুবার রেকর্ড হয়ে গেছে। Payments তালিকা থেকে অতিরিক্তটি মুছে দিন। ভর্তির পরিশোধিত অঙ্ক ও অবস্থা নিজেই আবার হিসাব হয়ে যায়।

এই ভর্তির মোট ৳0, অথচ আমি তা বসাইনি। ব্যাচটি Monthly বিলিং-এ আছে, তাই মোটটি ইচ্ছাকৃতভাবেই শূন্যে স্থির আর টাকা আছে ইনভয়েসে। দেখুন মাসিক ফি ও ইনভয়েস।

ব্যাচের ফি বাড়ালাম কিন্তু শিক্ষার্থীদের বাকি বদলায়নি। ঠিক এবং উদ্দেশ্যপ্রণোদিত। ভর্তির সময় তাদের মোট স্থির হয়ে গিয়েছিল। কোর্সের মাঝপথে সত্যিই দাম বদলাতে চাইলে প্রতিটি ভর্তি আলাদাভাবে সমন্বয় করুন — এবং অভিভাবকদের কাছে কারণ ব্যাখ্যা করার জন্য প্রস্তুত থাকুন।

ছাড় ও মোট একসঙ্গে বদলালে Update সংরক্ষণ করছে না। প্রতি সংরক্ষণে একটিই করা যায়। DiscountAmount cannot be changed in the same request as a fee adjustment. একটি সংরক্ষণ করুন, তারপর অন্যটি।

কোনো পেমেন্টে Print Slip দেখা যাচ্ছে না। ওই পেমেন্টটি কোনো কোর্স ভর্তির সঙ্গে জড়িত নয় — বই বিক্রির স্লিপ নেই।

অভিভাবক অনলাইনে টাকা দিতে চান। অভিভাবক লিঙ্কে একটি Pay now বাটন আছে, যা তাঁকে পাবলিক পেমেন্ট পাতায় নিয়ে যায় — সেখানে তিনি স্টুডেন্ট আইডি দিয়ে বকেয়া দেখে সেন্টারের নিজস্ব bKash/Nagad/ব্যাংক অ্যাকাউন্টে টাকা পাঠাতে পারেন এবং ট্রানজেকশন আইডি জমা দিতে পারেন। স্টাফ যাচাই না করা পর্যন্ত পেমেন্টটি Pending থাকে। দেখুন শিক্ষার্থী।