উপস্থিতি নেওয়া

যা করবেন

একটি ক্লাস সেশনের উপস্থিতি নেবেন। ক্যাম্পাসকিউতে উপস্থিতি সবসময় একটি সেশনের সঙ্গে জড়িত — ব্যাচের সাপ্তাহিক সময়সূচি থেকে তৈরি হওয়া নির্দিষ্ট তারিখের একটি ক্লাস — কখনও কোনো মুক্ত তারিখের সঙ্গে নয়।

শুরুর আগে

ব্যাচের সময়সূচি ঐচ্ছিক নয়, আবশ্যক। ক্লাস সেশন তৈরি হয় ব্যাচের সাপ্তাহিক সময়সূচি থেকে, তাই সময়সূচি ছাড়া ব্যাচে কোনো সেশনই থাকে না এবং উপস্থিতি নেওয়াই যায় না — চিহ্নিত করার কিছু থাকে না, আর এই স্ক্রিন থেকে জোর করারও উপায় নেই। উপস্থিতির পাতায় This batch has no class schedule দেখালে সমস্যাটি ঠিক এটাই: ব্যাচে সাপ্তাহিক সময় বসান, সেশনগুলো এসে যাবে। প্রতিটি ব্যাচে একবার, কেউ হাজিরা নিতে আসার আগেই সেটি করে রাখুন।

• সাপ্তাহিক সময়সূচি আছে এমন একটি ব্যাচ — উপরের নোটটি দেখুন, আর কোর্স, ব্যাচ ও সময়সূচি।
• ওই ব্যাচে ভর্তি শিক্ষার্থী। চিহ্নিত করার গ্রিড ভর্তি থেকেই তৈরি হয়।
• আর কিছুই নয়। একবার সেটআপ হয়ে গেলে প্রতিটি ক্লাসের উপস্থিতিতে এক মিনিটের কম সময় লাগে।

একটি সেশনের উপস্থিতি নিন

Attendance-এ যান। দুটি ড্রপডাউন, তারপর সেশনের একটি তালিকা:

1. Course বেছে নিন।
2. Batch বেছে নিন। কোর্স না বেছে নেওয়া পর্যন্ত এতে লেখা থাকে Select a course first।
3. Sessions তালিকাটি আসে। তার নির্দেশনাটিই নিয়ম: Click a past or today's session to take or edit attendance. প্রতিটি কার্ডে তারিখ, বার, শুরু ও শেষের সময়, এবং একটি ট্যাগ থাকে — Not marked, Upcoming, অথবা শুরু করার পর একটি গণনা সহ marked।
4. আজকের সেশনে ক্লিক করুন।

কোর্স, ব্যাচ, তারপর সেশনের তালিকা — ভবিষ্যতের সেশন চিহ্নিত করা যায় নাScreenshot pending

কোনো তারিখ বাছাইয়ের ঘর নেই। পাতার উপশিরোনামে তারিখ বেছে নেওয়ার কথা বলা হলেও স্ক্রিনে আপনি তালিকা থেকে একটি সেশন বেছে নেন, এবং ভবিষ্যতের সেশনগুলো নিষ্ক্রিয়। যে ক্লাস এখনও হয়নি তার উপস্থিতি নেওয়া যায় না, আর সময়সূচিতে নেই এমন কোনো তারিখ বানিয়ে নেওয়াও যায় না — তার জন্য আগে ব্যাচে একটি ম্যানুয়াল সেশন যোগ করুন।

গ্রিড পূরণ করুন

আপনি যে সেশনে ক্লিক করেছেন তার নিচে চিহ্নিত করার গ্রিড খোলে, উপরে সারসংক্ষেপের টাইলগুলো: Enrolled, Present, Absent, Late, Excused, Unmarked।

অবস্থা ঠিক চারটি: Present, Absent, Late, Excused।

একটি ক্লাস দ্রুত শেষ করার সবচেয়ে ভালো উপায়:

1. Mark all as:-এর পর Present ব্যবহার করে একবারেই সবাইকে বসিয়ে দিন।
2. হাতেগোনা ব্যতিক্রমগুলো সারি ধরে বদলে নিন।
3. যেখানে কাজে লাগে সেখানে Remarks-এ নোট দিন — Optional note, ৫০০ অক্ষর পর্যন্ত। Excused-এর পেছনের কারণটি লিখে রাখুন, যাতে পরের সেমিস্টারে রেকর্ডটি নিজেই ব্যাখ্যা করে।
4. Unmarked টাইলটি শূন্যে নেমে আসা দেখুন।
5. Save Session চাপুন।

চিহ্নিত করার গ্রিড — একবারে সবাইকে বসিয়ে নিয়ে ব্যতিক্রমগুলো ঠিক করুনScreenshot pending

সংরক্ষণের আগে প্রতিটি শিক্ষার্থীর একটি অবস্থা থাকা দরকার। কেউ ফাঁকা থাকলে দেখাবে Incomplete — Please set a status for all 32 students before saving. 4 remaining. সফল হলে: Saved — Attendance saved for 32 students.

আগে চিহ্নিত করা সারিগুলোতে Marked earlier লেখা থাকে; সারির শেষের আইকন থেকে একটি রেকর্ড আলাদাভাবে সম্পাদনা বা মুছে ফেলা যায়।

মেকআপ ক্লাস

ব্যাচের স্বাভাবিক ছাঁদের বাইরের কোনো তারিখে সেশন চিহ্নিত করতে গেলে ক্যাম্পাসকিউ আগে জিজ্ঞেস করে। একটি বার্তা আসে — … isn't a normal class day for this batch (meets on …). Record as a makeup session? — সঙ্গে Yes, record as makeup বাটন। নিশ্চিত করলে শিরোনাম বদলে Recording as makeup হয়; সেশনটিতে Makeup ট্যাগ বসে, টুলটিপ Marked as makeup session।

আপনি আরও দেখবেন Not a class day — This date is outside the batch's normal schedule. Confirm this is a makeup session before saving.

সেশনটিকে ঠিকভাবে মেকআপ হিসেবে চিহ্নিত করা কাজে দেয়: সময়সূচি নতুন করে তৈরি করার সময় মেকআপ সেশনে কখনও হাত দেওয়া হয় না, অথচ সাধারণ অচিহ্নিত সেশন সরে যেতে বা মুছে যেতে পারে।

রেজিস্টার ছাপুন

ব্যাচ বেছে নেওয়ার পর পাতার হেডারে Print register দেখা যায়। এটি ব্রাউজারের প্রিন্ট ডায়ালগ খোলে, তাই প্রিন্ট করতে বা PDF হিসেবে সংরক্ষণ করতে পারবেন।

সেশন রিসেট করা

Reset Attendance সেশনের প্রতিটি চিহ্ন মুছে দেয়। নিশ্চিতকরণ ফলাফল সম্পর্কে স্পষ্ট: This deletes every attendance mark for this session and reverts it to scheduled. This cannot be undone.

এটি কেবল সত্যিকারের ভুলের জন্য ব্যবহার করুন — ভুল সেশনে চিহ্নিত করা, বা যে ক্লাস হয়নি। উপস্থিতির রেকর্ড আপনার অডিট ট্রেইলের অংশ: অভিভাবকের সঙ্গে বিরোধ, ফি নিয়ে তর্ক এবং ISO 9001-এর রেকর্ড যাচাই — সবই শেষে এখানেই ফিরে আসে। একজন শিক্ষার্থীর তথ্য ভুল হলে পুরো ক্লাস রিসেট না করে সেই সারিটি সম্পাদনা করুন।

মনে রাখুন

• সেশন, তারিখ নয়। সবকিছুই ব্যাচের সময়সূচির ওপর ঝোলে। সেশন না থাকা সময়সূচির সমস্যা, উপস্থিতির নয়।
• শতকরা হিসাব আমরাই করি। শিক্ষার্থীরা নিজেদের পোর্টালে নিজের উপস্থিতির হার দেখে; অভিভাবকেরা দেখেন অভিভাবক লিঙ্কে।
• অনুপস্থিতির SMS আছে, তবে ডিফল্টে বন্ধ। Settings → SMS Notifications-এ Absence notice চালু করুন, চাইলে রেজিস্টার সেভ করার সঙ্গে সঙ্গেই পাঠাতে দিন। এটি শিক্ষার্থীর বদলে অভিভাবকের নম্বরে পাঠানো যায়। দেখুন SMS ও নোটিফিকেশন।
• ক্লাস বাতিল করলে ব্যাচকে জানানো যায়, যদি একই জায়গায় সেটি চালু করেন।
• শিক্ষকের উপস্থিতি আলাদা স্ক্রিনে, যা সেশন ধরে নয়, প্রতি শিক্ষক প্রতি দিন হিসেবে রাখা হয়।
• চারটি অবস্থা নির্দিষ্ট। পঞ্চমটি যোগ করা, কোনোটির নাম বদলানো বা কোনোটি বন্ধ করা যায় না।
• সারিভিত্তিক অবস্থার ড্রপডাউন ইংরেজিতে থাকে — Present, Absent, Late, Excused — বাংলাতেও, অথচ তার উপরের টাইল ও একগুচ্ছ চিহ্নিত করার বাটনগুলো অনূদিত। সেশনের অবস্থার ট্যাগটিও ইংরেজি।

সমস্যা ও সমাধান

“No sessions yet. Configure the batch schedule first.” ব্যাচের সাপ্তাহিক সময়সূচি নেই, তাই তারিখসহ কোনো সেশনও নেই। ব্যাচে একটি সময়সূচি দিয়ে ফিরে আসুন।

আজকের ক্লাস সেশনের তালিকায় নেই। হয় আজ ব্যাচের ক্লাসের দিন নয়, নাহলে ব্যাচের তারিখ পরিসর শেষ হয়ে গেছে। ব্যাচে একটি ম্যানুয়াল সেশন যোগ করে সেটিতেই উপস্থিতি নিন — এবং মেকআপ হিসেবে চিহ্নিত করুন।

সেশন আছে কিন্তু গ্রিড খালি। No students enrolled in this batch. আগে শিক্ষার্থী ভর্তি করুন।

Save Session কিছুই করছে না। Incomplete বার্তাটি খুঁজুন। কিছু শিক্ষার্থীর এখনও কোনো অবস্থা নেই; Unmarked টাইল বলে দেয় কতজন বাকি।

ভুল সেশনে উপস্থিতি নিয়ে ফেলেছি। সঠিক সেশনটি খুলে উপস্থিতি নিন, তারপর ভুল সেশনে Reset Attendance দিন। একই দিনে করুন, কেউ সেটি থেকে রিপোর্ট পড়ার আগেই।

শিক্ষক বলছেন তিনি ব্যাচটি দেখতে পাচ্ছেন না। শিক্ষকেরা নিজেদের পোর্টাল থেকে উপস্থিতি নেন এবং কেবল তাঁদের নির্ধারিত ব্যাচই দেখেন। শিক্ষককে ব্যাচে নির্ধারণ করুন — দেখুন কোর্স, ব্যাচ ও সময়সূচি।

অনুপস্থিতির SMS যাচ্ছে না। হয় Absence notice বিভাগটি বন্ধ, নয়তো সেভ করার সঙ্গে পাঠানোর অটোমেশন বন্ধ, নয়তো আপনার ক্রেডিট নেই। তিনটিই SMS সেটিংস স্ক্রিনে।