শিক্ষার্থী, ইমপোর্ট ও রোল নম্বর

যা করবেন

শিক্ষার্থীদের ক্যাম্পাসকিউতে আনবেন — সামনে আসা ভর্তির জন্য একটি একটি ফর্মে, আর পুরোনো তালিকার জন্য স্প্রেডশিট ইমপোর্টে — SMS ও অভিভাবক লিঙ্ক কাজ করার জন্য দরকারি অভিভাবকের তথ্য রাখবেন, এবং রোল নম্বর কীভাবে বসে তা বুঝবেন, যাতে ছাপা হয়ে যাওয়া কোনো রোল আর কখনও অন্য কাউকে না দেওয়া হয়।

শুরুর আগে

• প্রতিটি শিক্ষার্থীর পূর্ণ নাম ও 01XXXXXXXXX আকারের মোবাইল নম্বর। কঠোরভাবে কেবল এই দুটিই আবশ্যক।
• অভিভাবকের নাম ও মোবাইল নম্বর, যদি অভিভাবক লিঙ্ক ও তাগিদ কারও কাছে পৌঁছাতে চান।
• ইমপোর্টের জন্য: আপনার বর্তমান তালিকা CSV বা Excel-এ, আর কলাম সাজাতে প্রায় দশ মিনিট।
• Students অনুমতি, আর ব্যাচে ভর্তিও করতে চাইলে Enrollments।

একজন শিক্ষার্থী যোগ করুন

Students-এ যান (Manage students and their enrollment information.) এবং Add Student চাপুন।

শিক্ষার্থীর তালিকা — Full Name, Username, Enrollment No., অভিভাবকের তথ্য ও অবস্থাScreenshot pending

ডায়ালগ একটি পছন্দ দিয়ে শুরু হয়: Create New User (স্বাভাবিক ক্ষেত্র) অথবা Select Existing User — যাঁর আপনার সেন্টারে আগেই লগইন আছে, যেমন কোনো শিক্ষকের সন্তান।

New User Information-এর অধীনে:

তারপর অভিভাবক ও একাডেমিক তথ্য:

শিক্ষার্থীর ফর্ম, একাডেমিক ঘরগুলোর পাশে অভিভাবকের তথ্যScreenshot pending

Create চাপুন। সেটিংসে Credential SMS চালু থাকলে শিক্ষার্থীকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে তার লগইন ঠিকানা, ইউজারনেম ও পাসওয়ার্ড পাঠানো হয় — দেখুন SMS ও নোটিফিকেশন। কোনো নিশ্চিতকরণ প্রশ্ন নেই এবং শিক্ষার্থীভিত্তিক “ক্রেডেনশিয়াল পাঠান” বাটনও নেই, তাই একগুচ্ছ ডেটা এন্ট্রি শুরু করার আগেই ওই সেটিং সম্পর্কে সিদ্ধান্ত নিন।

শিক্ষার্থীর এখন একটি Enrollment No. আছে — ক্যাম্পাসকিউ তৈরি করা সেন্টার-ব্যাপী শিক্ষার্থী আইডি। শিক্ষার্থী যোগ করা মানে তাকে ব্যাচে বসানো নয়; সেটি করুন ভর্তি ও ফি থেকে।

তালিকা ইমপোর্ট করুন

Students → Import তিন ধাপের একটি ইমপোর্টার খোলে: Bring in many students at once from a CSV or Excel file.

ধাপ ১ — টেমপ্লেট ঠিকভাবে পূরণ করুন

Download template চাপুন। আপনি পাবেন student-import-template.csv, ঠিক এই হেডারগুলো ও একটি নমুনা সারিসহ:

fullName,phone,guardianName,guardianPhone,gender,dateOfBirth,address,academicInstituteName,notes
Demo Student 1,01700000001,Demo Guardian 1,01800000001,male,2008-03-09,"House 1, Road 2, Dhaka",Demo City College,

আবশ্যক: fullName ও phone। বাকি সব ঐচ্ছিক। কিছু বিকল্প নামও গ্রহণ করা হয় — fullName-এর বদলে name বা studentName, phone-এর বদলে mobile বা phoneNumber, dateOfBirth-এর বদলে dob, academicInstituteName-এর বদলে school বা institute — এবং মেলানোর সময় ছোট-বড় হাতের অক্ষর ও যতিচিহ্ন গণ্য করা হয় না।

যে গড়নগুলো হুবহু হতে হবে:

• phone — 01 দিয়ে শুরু হওয়া এগারো সংখ্যা।
• dateOfBirth — YYYY-MM-DD, যেমন 2008-03-09।
• gender — male, female বা other।

প্রতি ফাইলে সর্বোচ্চ ৫০০ জন শিক্ষার্থী। বড় তালিকা ভাগ করে নিন।

ধাপ ২ — আপলোড করে প্রিভিউ পড়ুন

Choose file চাপুন (CSV or Excel (.xlsx). Up to 500 students per file.)।

প্রিভিউতে প্রতিটি সারি Row, Full Name, Phone, Class / Group (suggested) ও Status সহ দেখায়, আর উপরে দুটি গণনা: N ready এবং N need fixing।

ইমপোর্টের প্রিভিউ — প্রস্তুত সারি, ঠিক করা দরকার এমন সারি, এবং প্রতিটির কারণScreenshot pending

যেসব সারি ঠিক করা দরকার সেগুলো কারণটিও বলে দেয়: Full name is required., Phone must be a valid number (01XXXXXXXXX)., Duplicate phone in this file., Date of birth must be in YYYY-MM-DD format. স্প্রেডশিটে সেগুলো ঠিক করে Choose another file ব্যবহার করুন, অথবা এখন ভালো সারিগুলো ইমপোর্ট করে বাকিগুলো পরে আনুন।

ধাপ ২ক — স্প্রেডশিটের শ্রেণি কলাম ম্যাপ করুন (ঐচ্ছিক)

আপনার তালিকায় প্রায় নিশ্চিতভাবেই নিজের একটি শ্রেণি কলাম আছে, যেখানে 9(Sci), এসএসসি বা HSC-Business ধরনের মান থাকে — যেগুলোর অর্থ কেউ অনুবাদ করে না দেওয়া পর্যন্ত ক্যাম্পাসকিউর কাছে কিছুই নয়। ইমপোর্টার এমন কলাম চিনতে পারলে প্রিভিউ ধাপে তা জানিয়ে দেয়: Found a class/group column: "class".

কিছু করার আগে নির্দেশনাটি পড়ুন, কারণ পুরো শর্তটাই ওখানে: The importer does not save this column. Map it to see suggested class levels and groups, then set them on the students afterwards.

1. AI map class levels চাপুন।
2. আপনার কলামের প্রতিটি আলাদা মানের জন্য Class / Group (suggested) কলামে একটি প্রস্তাব আসে, যা আপনার সেন্টারে সত্যিই নির্ধারণ করা শ্রেণিগুলো থেকেই নেওয়া। যেগুলো মেলানো যায়নি সেগুলোতে No match লেখা থাকে।
3. কী ঘটল তার পরিধিও জানানো হয়: N distinct value(s) mapped. Suggestions are shown for review only.

ইমপোর্টের প্রিভিউয়ে এআই শ্রেণি ম্যাপিং — কেবল প্রস্তাব, আপনার নিজের শ্রেণি থেকেই নেওয়াScreenshot pending

বাটনের নামটি যা প্রতিশ্রুতি দেয় কাজটি তার চেয়ে কম, তাই দুটি বিষয় পরিষ্কার থাকা দরকার:

• কিছুই সংরক্ষিত হয় না। আপনি ম্যাপিং চালান বা না চালান, ইমপোর্ট হওয়া শিক্ষার্থীদের কোনো শ্রেণি ও কোনো গ্রুপ থাকে না।
• সেট করাটা আপনাকেই করতে হবে। ইমপোর্টের পর প্রতিটি শিক্ষার্থী খুলে ম্যাপিংটিকে চাবি হিসেবে ব্যবহার করে Class Level ও Group বসিয়ে দিন।

অর্থাৎ এর মূল্য হলো টাইপ করা শুরুর আগেই স্প্রেডশিটের সংক্ষিপ্ত রূপকে আপনার নিজের শব্দভাণ্ডারে অনুবাদ করে দেওয়া — টাইপ করার কাজটি করে দেওয়া নয়। এর মানেও দাঁড়ায়, ইমপোর্টের আগেই শ্রেণিগুলো তৈরি করে নিন, নাহলে ম্যাপিংয়ের কাছে মেলানোর মতো আপনার কিছুই থাকবে না। দেখুন শ্রেণি ও একাডেমিক গ্রুপ।

বাটনটি কেবল তখনই আসে যখন ফাইলে ক্যাম্পাসকিউ শ্রেণিসদৃশ বলে চেনে এমন কলাম থাকে — এটি class, class level, group, section, শ্রেণি, বিভাগ ধরনের হেডার খোঁজে। আপনার ইনস্টলেশনে ফিচারটি চালু না থাকলে দেখাবে AI mapping is not configured for this installation. যেভাবেই হোক ইমপোর্ট স্বাভাবিকভাবেই চলবে।

ধাপ ৩ — ইমপোর্ট করুন

Import N students চাপুন। ফলাফল ধাপে N created ও N rejected জানানো হয়, আর তৈরি হওয়া প্রতিটি সারিতে তার নতুন ভর্তি নম্বর দেখায়। Download rejected rows আপনাকে এমন একটি ফাইল দেয় যা সংশোধন করে Import another file দিয়ে আবার পাঠাতে পারবেন।

ইমপোর্টার শিক্ষার্থী তৈরি করে। ব্যাচে ভর্তি করে না, শ্রেণি বা গ্রুপ বসায় না, কোনো পেমেন্টও রেকর্ড করে না।

রোল নম্বর

রোল নম্বর শিক্ষার্থীর কোনো বৈশিষ্ট্য নয়। এটি ভর্তির সঙ্গে জড়িত — এক শিক্ষার্থী এক ব্যাচে — তাই দুই ব্যাচে থাকা একই শিক্ষার্থীর দুটি রোল নম্বর হয়, এবং প্রতিটি ব্যাচ আবার 1 থেকে শুরু হয়।

রোল নম্বর টাইপ করা যায় না। ভর্তি তৈরি করার সময় ক্যাম্পাসকিউ এটি বসায়, এবং নিয়মটি ইচ্ছাকৃত: পরবর্তী রোল হয় ব্যাচের সর্বোচ্চ রোল প্লাস এক, শিক্ষার্থীর সংখ্যা প্লাস এক কখনওই নয়।

এই পার্থক্যটি গুরুত্বপূর্ণ। ধরুন একটি ব্যাচে ১ থেকে ৭ রোল আছে এবং রোল ৪ চলে গেল। পরের শিক্ষার্থী পাবে ৮, ৪ নয়। কারণটি কোডেই মন্তব্য হিসেবে লেখা আছে:

Deliberately max-based rather than count-based so deleting a mid-batch enrollment never re-issues a roll that already appeared on a printed document. Gaps are closed only by an explicit renumber.

অর্থাৎ রোল নম্বরে ফাঁক থাকা ঠিক, ত্রুটি নয়। রোল ৪ কোথাও কোনো উপস্থিতি রেজিস্টার ও রিপোর্ট কার্ডে আছে; সেটি অন্য কাউকে দিলে ওই কাগজগুলো ভুল হয়ে যাবে।

রোল নম্বর দেখা যায় ভর্তির তালিকার Roll কলামে।

ভর্তির তালিকায় রোল নম্বর, কেউ চলে গেলে যে ফাঁক থেকে যায় তা সহScreenshot pending

কোনো ব্যাচের রোল পুনঃনির্ধারণ

ব্যাচ স্থির হয়ে গেলে — ভর্তি বন্ধ, ঝরে পড়াও শেষ — ছাপানো রেজিস্টারের জন্য আপনি পরিষ্কার ১..n ক্রম চাইতে পারেন। Renumber rolls সেটিই করে। এটি ব্যাচের সারির মেনুতে থাকে, শিক্ষার্থীর নয়।

1. Batches-এ গিয়ে ব্যাচটির সারির মেনু খুলুন।
2. Renumber rolls বেছে নিন।
3. নিশ্চিতকরণটি পড়ুন, যেখানে কী হবে এবং কেন তা রেকর্ড করা হয় দুটোই বলা আছে: Reassign roll numbers 1..n by student name for batch "Demo HSC Physics — Morning"? Roll numbers appear on printed documents, so the change is recorded in the audit log.
4. নিশ্চিত করুন। কতটি বদলাল তা জানানো হয়: N roll number(s) reassigned.

রোল নম্বর শিক্ষার্থীর নাম অনুসারে বর্ণানুক্রমে পুনঃনির্ধারিত হয় এবং প্রতিটি ফাঁক বন্ধ হয়ে যায়।

এটিকে ডকুমেন্ট নিয়ন্ত্রণের একটি ঘটনা হিসেবে দেখুন। এই ব্যাচের জন্য আগে ছাপানো প্রতিটি রেজিস্টার, রসিদ ও রিপোর্ট কার্ড এখন সিস্টেমের সঙ্গে মিলবে না। বছরের এমন এক সময়ে একবারই পুনঃনির্ধারণ করুন যা আপনি যুক্তি দিয়ে ব্যাখ্যা করতে পারবেন — আদর্শভাবে কিছু ছাপার আগেই — এবং শিক্ষকদের জানিয়ে দিন। পুরোনো-থেকে-নতুন পূর্ণ ম্যাপিং অডিট লগে লেখা হয়, কিন্তু ক্যাম্পাসকিউর কোনো স্ক্রিন সেটি আপনাকে দেখায় না; তাই ওই ম্যাপিং দরকার হলে পুনঃনির্ধারণের আগে রেজিস্টার এক্সপোর্ট করে বা ছবি তুলে রাখুন।

অভিভাবক অ্যাক্সেস

অভিভাবকেরা কোনো লগইন পান না। তাঁরা পান কেবল-পড়ার একটি লিঙ্ক, যা আপনি শেয়ার করেন।

1. শিক্ষার্থীর সারির মেনুতে Guardian link বেছে নিন।
2. লিঙ্কটি ক্লিপবোর্ডে কপি হয়ে যায় — Guardian link ready — Link copied to clipboard. শিক্ষার্থীর অভিভাবকের ফোন নম্বর থাকলে বার্তা বসানো অবস্থায় হোয়াটসঅ্যাপও খোলে: Follow Demo Student 1's attendance, results and dues here:
3. পাঠিয়ে দিন।

অভিভাবক যে পাতাটি দেখেন তাতে থাকে শিক্ষার্থীর নাম, Enrollment No., Attendance, Pay now বাটনসহ Outstanding dues, এবং Recent results। পাতাটি নিজের সীমাও জানিয়ে দেয়: This is a read-only summary shared by the coaching centre.

দুটি বিষয় জেনে রাখুন:

• লিঙ্কটির মেয়াদ ৩০ দিন। এরপর অভিভাবক দেখবেন This link is invalid or has expired. Please ask the coaching centre for a new one. নতুন একটি তৈরি করে দিন।
• প্রতি শিক্ষার্থীতে একটিই লিঙ্ক সক্রিয় থাকে। নতুন লিঙ্ক তৈরি করলে আগেরটি বাতিল হয়ে যায় — কোনো লিঙ্ক ভুল হাতে পড়লে অ্যাক্সেস বন্ধ করার উপায়ও এটাই।

লিঙ্কটি যার হাতেই থাকে সে ওই শিক্ষার্থীর উপস্থিতি, ফলাফল ও বাকি দেখতে পায়, তাই এটিকে ব্যক্তিগত তথ্য হিসেবেই গণ্য করুন: অভিভাবকের নিজের নম্বরে পাঠান, আর কোথায় গেল নিশ্চিত না হলে নতুন করে তৈরি করে নিন।

মনে রাখুন

• Enrollment No. রোল নম্বর নয়। Enrollment No. হলো শিক্ষার্থীর তালিকায় থাকা সেন্টার-ব্যাপী আইডি। রোল প্রতি ব্যাচে, ভর্তির সঙ্গে জড়িত। রিপোর্ট ও ফলাফল শিট দুটোই ব্যবহার করে।
• তৈরির পর Username বদলানো যায় না। নাম বদলানো যায়।
• শিক্ষার্থীর তালিকায় কোনো ফিল্টার নেই — কেবল অনুসন্ধান।
• শিক্ষার্থী মুছলে সেটি স্থায়ী। নিশ্চিতকরণে ভর্তি নম্বরটি আপনাকে ফিরিয়ে দেখানো হয় (Delete student with enrollment 26-08-00042?) ঠিক এই কারণেই যেন আপনি মিলিয়ে নেন। বরং Status Dropped বা Graduated করে দিন।
• কিছু অপশনের লেখা কেবল ইংরেজিতে। Gender, Religion ও Status ড্রপডাউনের মান এবং তালিকার Status ট্যাগ বাংলা অবস্থাতেও ইংরেজি কাঁচা মানই দেখায়।
• এখানে প্রতিটি উদাহরণ কল্পিত। Demo Student 1, 01700000001 ও Demo City College বানানো। কোনো স্ক্রিনশট, টিকিট বা পরীক্ষামূলক ইমপোর্টে বাস্তব শিক্ষার্থীর তথ্য দেবেন না।

সমস্যা ও সমাধান

ইমপোর্টের প্রতিটি সারিতে ফোন নম্বর ভুল বলছে। Excel প্রায় নিশ্চিতভাবেই শুরুর শূন্যটি ফেলে দিয়ে নম্বরটিকে সংখ্যা হিসেবে রেখেছে। লেখার আগে কলামটিকে টেক্সট ফরম্যাট করুন, বা প্রতিটি ঘরের আগে একটি অ্যাপোস্ট্রফি দিন, তারপর আবার এক্সপোর্ট করুন।

শিক্ষার্থী ইমপোর্ট ঠিকঠাক হলো কিন্তু উপস্থিতি বা পরীক্ষায় দেখা যাচ্ছে না। তারা শিক্ষার্থী, কিন্তু কোনো ব্যাচে ভর্তি নয়। উপস্থিতি ও নম্বরের তালিকা ভর্তি থেকে তৈরি হয় — দেখুন ভর্তি ও ফি।

আমার রোল নম্বরে ফাঁক আছে। এটি নকশা অনুযায়ীই; উপরে দেখুন। ব্যাচে Renumber rolls কেবল তখনই ব্যবহার করুন যখন আপনি মেনে নিচ্ছেন যে আগে ছাপানো কাগজ আর মিলবে না।

অভিভাবক বলছেন লিঙ্কটি কাজ করছে না। হয় এটি ৩০ দিনের বেশি পুরোনো, নাহলে আপনি নতুন লিঙ্ক তৈরি করে এটি বাতিল করে দিয়েছেন। শিক্ষার্থীর সারির মেনু থেকে নতুন একটি তৈরি করে পাঠান।

শিক্ষার্থী বলছে সে লগইনের তথ্য পায়নি। Credential SMS বন্ধ থাকতে পারে, বা আপনার SMS ক্রেডিট শেষ হতে পারে। Settings → SMS Notifications দেখুন। কোনো পুনঃপ্রেরণের বাটন নেই, তাই নতুন পাসওয়ার্ড দিয়ে শিক্ষার্থীটিকে আবার সংরক্ষণ করতে হতে পারে।

দুই ভাইবোনের ফোন নম্বর একই হওয়ায় ইমপোর্ট ডুপ্লিকেট বলে সারিটি বাতিল করেছে। যাচাইটি প্রতি ফাইলে হয় এবং ফোন নম্বর অনন্য হতে হবে। দ্বিতীয় ভাইবোনের guardianPhone কলামে অভিভাবকের নম্বর আর phone-এ আলাদা একটি নম্বর দিন — অথবা তাদের আলাদাভাবে ইমপোর্ট করে হাতে মিলিয়ে নিন।