শাখা

যা করবেন

ক্যাম্পাসকিউতে শাখা কী তা বুঝে নেবেন, একটি শাখা যোগ করবেন, কে সেখানে কাজ করতে পারবে তা ঠিক করবেন, দ্বিতীয় শাখার আগে একবারের আর্থিক পরীক্ষা পার হবেন, নিজে শাখা পরিবর্তন করবেন, একজন শিক্ষার্থীকে এক শাখা থেকে অন্য শাখায় স্থানান্তর করবেন, এবং একটি শাখার রিপোর্ট সঠিকভাবে পড়বেন।

শুরুর আগে

• আপনার সেন্টার যদি একটি মাত্র জায়গা থেকে চলে, তাহলে এই পুরো পাতাটি আপনার জন্য জরুরি নয়। নতুন টেন্যান্টে ইতিমধ্যে একটি শাখা থাকে — নাম Main Branch — এবং দ্বিতীয় শাখা যোগ না করা পর্যন্ত আপনার স্ক্রিনে কোনো পরিবর্তন আসে না।
• শাখার তালিকা দেখতে ও পরিচালনা করতে Branches অনুমতি। একজন সহকর্মীকে একটি শাখায় অ্যাক্সেস দিতে বা বাতিল করতে Branches: Assign ও Branches: Revoke — এগুলো Branches: Update থেকে আলাদা নিজস্ব অনুমতি, যাতে শাখার তথ্য সম্পাদনা করা আর কে সেখানে কাজ করতে পারবে তা বাড়ানো — দুটো আলাদা এখতিয়ার হয়।

শাখা কী

একটি শাখা হলো আপনার প্রতিষ্ঠানের একটি প্রকৃত জায়গা — দ্বিতীয় কোনো ক্যাম্পাস, একটি স্যাটেলাইট অফিস, শহরের অন্য প্রান্তে ভাড়া নেওয়া একটি ক্লাসরুম। এটি দ্বিতীয় টেন্যান্ট নয় — একটিমাত্র ক্যাম্পাসকিউ অ্যাকাউন্ট সব শাখা কভার করে, একটি বিল, একাধিক শাখায় কাজ করা যে কারও জন্য একটিই লগইন।

শাখা হলো একটি স্কোপিং মাত্রা, যা প্রকৃতপক্ষে একটি শাখার নিজস্ব রেকর্ডের উপর বসে — শিক্ষার্থী, শিক্ষক, অ্যাডমিন, ব্যাচ, শিডিউল, মানি অ্যাকাউন্ট, লেনদেন, পেমেন্ট ও ইনভয়েস, বই বিক্রয়, এবং ঘোষণা। কোনো রেকর্ড শেয়ার্ড রেখেও দেওয়া যায়, যা প্রতিটি শাখা থেকে দৃশ্যমান থাকে — একাধিক শাখা হওয়ার আগে তৈরি হওয়া যেকোনো কিছুর জন্য এটাই ডিফল্ট।

একজন চেইন-মালিক সব শাখার সমন্বিত মোট দেখতে পান এবং যেকোনো একটিতে ঢুকে বিস্তারিত দেখতে পারেন। একজন শাখা-নির্দিষ্ট স্টাফ — যাঁকে শুধু একটি শাখায় অ্যাক্সেস দেওয়া হয়েছে — শুধু সেই শাখার নিজস্ব রেকর্ড এবং শেয়ার্ড রেকর্ডগুলো দেখেন।

শাখা তৈরি করুন

Settings → Branches-এ যান এবং Add Branch চাপুন।

পরে সম্পাদনা করলে একটি Active/Inactive টগল যুক্ত হয়। নিষ্ক্রিয় শাখা গন্তব্য হিসেবে আর দেখা যায় না — যেমন, সেখানে কোনো শিক্ষার্থী স্থানান্তর করা যায় না — কিন্তু তার ইতিহাস ঠিক আগের জায়গাতেই থেকে যায়।

আর্থিক তথ্য নির্ধারণের বাধ্যবাধকতা

দ্বিতীয় শাখা তৈরি করার প্রথম চেষ্টায় Add Branch নিষ্ক্রিয় থাকে, সঙ্গে একটি ব্যানার কারণ ব্যাখ্যা করে এবং তা সরাতে একটি Assign existing data বোতাম থাকে।

কারণটি সহজভাবে বলা যাক: প্রতিটি মানি অ্যাকাউন্টের চলমান ব্যালেন্স তার লেনদেনগুলো ক্রমানুসারে পুনরায় হিসাব করে তৈরি হয়, আর একবার কোনো অ্যাকাউন্টে লেনদেনের ইতিহাস তৈরি হয়ে গেলে ক্যাম্পাসকিউ তার প্রারম্ভিক ব্যালেন্স পরিবর্তনের অনুমতি দেয় না। দ্বিতীয় শাখা যোগ করার সময় আপনার বিদ্যমান মানি অ্যাকাউন্ট, লেনদেন, পেমেন্ট ও ইনভয়েস যদি কোনো শাখার সাথে অনির্ধারিত থেকে যেত, তাহলে পরে সিদ্ধান্ত নেওয়ার কোনো উপায় থাকত না সেগুলো কোন শাখার — এবং একবার চলমান ব্যালেন্সে গণনা হয়ে গেলে ভুল অনুমান ঠিক করারও কোনো উপায় থাকত না। এই বাধ্যবাধকতা তাই প্রশ্নটি একবারে, শুরুতেই মীমাংসা করে দেয় — মাস পরে একটি গরমিল হিসেবে আবিষ্কার হওয়ার বদলে।

Assign existing data-তে চাপুন এবং নিশ্চিত করুন। আপনার বিদ্যমান প্রতিটি মানি অ্যাকাউন্ট, লেনদেন, পেমেন্ট ও ইনভয়েস এক ধাপে আপনার বর্তমান (একমাত্র) শাখায় নির্ধারিত হয়ে যায় — বেছে নেওয়ার কিছু নেই, কারণ তখন একটিই শাখা থাকে। এরপর Add Branch আনলক হয়ে যায়। এটি প্রতিটি টেন্যান্টের জন্য মাত্র একবারই ঘটে — যে মুহূর্তে আপনি এক শাখা থেকে দুই শাখায় যান।

শাখা পরিবর্তন করুন

আপনার অ্যাকাউন্টকে একাধিক শাখায় অ্যাক্সেস দেওয়া থাকলে, উপরের বারে একটি শাখা চিপ দেখা যায়, যা বর্তমান শাখার রঙ ও নাম দেখায়। এতে ক্লিক করে Switch Branch খুলুন এবং আপনার হাতে থাকা শাখাগুলোর মধ্যে থেকে একটি বেছে নিন। শুধু একটি শাখাযুক্ত টেন্যান্ট এই নিয়ন্ত্রণ একদমই দেখে না — পরিবর্তন করার মতো কিছু নেই বলে।

শাখা পরিবর্তন করলে বাকি অ্যাপ কোন শাখার রেকর্ড দেখাবে তা বদলে যায় — তালিকা, ফর্ম ও রিপোর্ট বর্তমানে নির্বাচিত শাখার আওতায় থাকে, যতক্ষণ না আপনি আবার পরিবর্তন করেন।

একজন সহকর্মীকে একটি শাখায় অ্যাক্সেস দিন

Settings → Branches-এ গিয়ে কোনো শাখার কার্ডে Access চাপুন। ব্যবহারকারী খুঁজে বের করুন, তারপর:

• Grant — তাঁকে এই শাখায় অ্যাক্সেস দেয়। তাঁর হাতে থাকা অন্য কোনো শাখা এতে সরে যায় না।
• Set as primary — এটিকে তাঁর ডিফল্ট শাখা করে দেয়, যেখানে তিনি প্রবেশের পর প্রথমে পৌঁছান এবং তাঁর নিজস্ব ভর্তি এই শাখাকেই ডিফল্ট গন্তব্য ধরে।
• Revoke — এই শাখায় তাঁর অ্যাক্সেস বাতিল করে।

আপনি নিজেকে এমন কোনো শাখায় অ্যাক্সেস দিতে পারবেন না যা আপনার কাছে ইতিমধ্যে নেই — সার্ভার ইচ্ছাকৃতভাবে নিজেকে অ্যাক্সেস দেওয়া প্রত্যাখ্যান করে, যাতে শাখা-অ্যাক্সেস পরিচালনার অনুমতি থাকা মানেই নিজের এখতিয়ার নিজে বাড়িয়ে নেওয়া না হয়ে যায়। এর বদলে ওই শাখার অন্য কোনো অ্যাক্সেসধারী বা আপনার Super Admin-কে বলুন আপনাকে অ্যাক্সেস দিতে।

একজন শিক্ষার্থীকে অন্য শাখায় স্থানান্তর করুন

একজন শিক্ষার্থীকে অন্য শাখায় সরানো একটি ইচ্ছাকৃত, নিরীক্ষিত পদক্ষেপ — তাঁর প্রোফাইলে সম্পাদনাযোগ্য একটি ফিল্ড নয়:

• তাঁর ভর্তি নম্বর অপরিবর্তিত থাকে — এটি শিক্ষার্থীকে চিহ্নিত করে, শাখাকে নয়।
• তাঁর রোল নম্বর বদলে যায়, কারণ রোল নম্বর প্রতিটি ব্যাচ অনুযায়ী নির্ধারিত হয়, এবং শাখা বদলানো মানে গন্তব্যে নতুন করে ব্যাচ বেছে নেওয়া।
• ইতিহাস সরে না। ইতিমধ্যে দেওয়া রসিদ, তৈরি হওয়া ইনভয়েস এবং নেওয়া উপস্থিতি সেই শাখাতেই থেকে যায় যেটি তা তৈরি করেছিল। কেবল শিক্ষার্থীর বর্তমান শাখা এবং এখন থেকে পরবর্তী বিলিং তাঁর সাথে যায়।
• স্থানান্তরকারীর কাছে অবশ্যই উৎস ও গন্তব্য দুটো শাখাতেই অ্যাক্সেস থাকতে হবে।
• একাধিক সক্রিয় ভর্তি থাকা শিক্ষার্থীকে এক ধাপে স্থানান্তর করা যায় না — কোন ভর্তিটি সরানো উচিত তা ক্যাম্পাসকিউ অনুমান করবে না।
• গন্তব্য শাখাটি অবশ্যই সক্রিয় হতে হবে।

প্রতি-শাখা রিপোর্ট কতটা যোগ হয় — আর কতটা হয় না

রিপোর্ট একটি শাখার জন্য অথবা সব শাখা মিলিয়ে সমন্বিতভাবে পড়া যায়। সমন্বিত সংখ্যাটিকে টেন্যান্ট-জুড়ে প্রকৃত হিসেব হিসেবে ধরুন, প্রতি-শাখা সারিগুলো নিজে যোগ করে যে সংখ্যা পাওয়া যাবে তা হিসেবে নয় — কয়েকটি জিনিস সত্যিই যোগ হয় না, আর কোনটি রিপোর্ট ভুল বলে ধরে নেওয়ার আগে জানা দরকার:

• একাধিক শাখায় চলা কোনো কোর্স প্রতিটি শাখাতেই গণনা হয়। "IELTS Prep" আপনার দুটো শাখাতেই চললে, তা দুটো শাখার কোর্স-সংখ্যাতেই দেখা যায় — সমন্বিত কোর্স-সংখ্যা এই দুটোর যোগফল নয়।
• হার ও গড় হলো ভাগফল, যোগফল নয়। উপস্থিতির হার, প্রতি সেশনে গড় উপস্থিতি এবং এ জাতীয় সংখ্যা শাখাগুলো জুড়ে যোগ করা যায় না; সমন্বিত সংখ্যাটি সমন্বিত মোট থেকে হিসাব হয়, শাখার সংখ্যাগুলোর গড় করে নয়।
• নিজের শাখাগুলোর মধ্যে সরানো টাকা টেন্যান্ট পর্যায়ে বাতিল হয়ে যায়, কিন্তু শাখা পর্যায়ে সত্যিকারের। একটি আন্তঃ-শাখা স্থানান্তর টেন্যান্ট-জুড়ে আয়-ব্যয় থেকে বাদ থাকে — এটি নতুন টাকা নয়, শুধু কোন ক্যাশ বইয়ে বসছে তা বদলেছে — কিন্তু প্রেরক শাখার বইয়ে এটি প্রকৃত ব্যয় এবং প্রাপক শাখার বইয়ে প্রকৃত আয়।
• শিক্ষার্থীর শাখা তাঁর প্রোফাইলে, টেন্যান্ট-জুড়ে একটাই — একজন শিক্ষার্থীর একটি শাখা থাকে, প্রতি ভর্তির জন্য আলাদা নয়।

একটি শাখার ক্যাশ বইয়ে ভাউচার নম্বরে ফাঁক থাকতে পারে, আর তা স্বাভাবিক। ভাউচার নম্বর (ক্যাশ বইয়ের entry_no) টেন্যান্ট-জুড়ে নির্ধারিত হয়, যে ক্রমে প্রতিটি শাখার এন্ট্রি পোস্ট হয়েছে সেই অনুযায়ী — শাখাভিত্তিকভাবে নয়। তাই Branch A-এর ক্যাশ বইয়ে হয়তো 4, 7, 9, 12 দেখা যাবে, আর 5, 6, 8, 10 বা 11 কোথাও হারিয়ে যায়নি: সেগুলো মাঝখানে পোস্ট হওয়া Branch B-এর এন্ট্রির। কোনো ফাঁককে হারানো বা মুছে ফেলা ভাউচার ভাববেন না। ক্যাশ বই নিজে দেখতে Accounts and expenses দেখুন।

নোট

• একক-শাখার টেন্যান্ট এসবের কিছুই দেখে না। কোনো সুইচার নেই, শাখার কলাম নেই, আচরণে কোনো পরিবর্তন নেই — আপনার জন্য তৈরি হওয়া Main Branch দ্বিতীয় শাখা ইচ্ছাকৃতভাবে যোগ না করা পর্যন্ত সবকিছু নিজের মধ্যে ধরে রাখে।
• কোনো শাখা ছাড়া রেকর্ড মানে শেয়ার্ড, হারানো নয়। একাধিক শাখা হওয়ার আগে তৈরি হওয়া কোর্স ক্যাটালগ এন্ট্রি ও এ জাতীয় রেকর্ড আপনি নির্ধারণ না করা পর্যন্ত প্রতিটি শাখা থেকে দৃশ্যমান থাকে।
• শাখা দুটি সম্পর্কহীন ব্যবসা আলাদা রাখার উপায় নয়। যথেষ্ট বিস্তৃত অ্যাক্সেসধারী যে কেউ তখনও সব শাখার সমন্বিত মোট দেখতে পান। দুটি সেন্টার যাদের একজনের সংখ্যা অন্যজন কখনোই দেখতে পারবে না, তাদের দুটি শাখা নয়, দুটি টেন্যান্ট দরকার।

সমস্যা সমাধান

Add Branch নিষ্ক্রিয়ই থেকে যাচ্ছে। আপনি আর্থিক তথ্য নির্ধারণের বাধ্যবাধকতায় আটকে আছেন — উপরে দেখুন। প্রথমে ব্যানারে Assign existing data-তে চাপুন।

একজন স্টাফ বলছেন তিনি শাখা সুইচার দেখছেন না। হয় তাঁর কাছে মাত্র একটি শাখা আছে (পরিবর্তনের মতো কিছু নেই), অথবা আপনার টেন্যান্টেই মাত্র একটি শাখা আছে (কারও জন্যই পরিবর্তনের মতো কিছু নেই)।

আমি নিজেকে দরকারি একটি শাখায় অ্যাক্সেস দিতে পারছি না। এটা ইচ্ছাকৃত — নিজেকে অ্যাক্সেস দেওয়া প্রত্যাখ্যাত হয়। ওই শাখার অন্য কোনো অ্যাক্সেসধারী বা আপনার Super Admin-কে বলুন।

একটি শাখার ক্যাশ বইয়ে ভাউচার হারিয়ে গেছে বলে মনে হচ্ছে। সম্ভবত হারায়নি। ভাউচার নম্বর টেন্যান্ট-জুড়ে নির্ধারিত হয়, তাই যেকোনো একটি শাখার নম্বরে ফাঁক থাকবে যেখানে অন্য শাখার এন্ট্রি পোস্ট হয়েছে। উপরে দেখুন।

সমন্বিত রিপোর্ট প্রতি-শাখা রিপোর্টের যোগফলের সমান হচ্ছে না। কোর্স-সংখ্যার ক্ষেত্রে এটাই স্বাভাবিক (শেয়ার্ড কোর্স প্রতিটি শাখাতেই গণনা হয় যেখানে তা চলে), হার ও গড়ের ক্ষেত্রে (এগুলো ভাগফল, যোগফল নয়), এবং আন্তঃ-শাখা স্থানান্তরের ক্ষেত্রে (প্রতিটি শাখায় সত্যিকারের, টেন্যান্ট পর্যায়ে বাতিল)। উপরে দেখুন।