ব্যবহারকারী ও অনুমতি
রিপোর্ট
পনেরোটি তৈরি রিপোর্ট, তাদের ভাগ করা ফিল্টার ও তারিখ প্রিসেট, কোন রিপোর্ট মাসিক ফি ইনভয়েস গোনে, আর কীভাবে ছাপবেন বা এক্সপোর্ট করবেন।
সর্বশেষ হালনাগাদ ১৫ আগস্ট, ২০২৬
যা করবেন
সঠিক রিপোর্টটি খুঁজে নেবেন, যে কোহোর্টের কথা বলছেন সেটিতে ফিল্টার করবেন, আর ক্যাম্পাসকিউ থেকে সেটি ছাপা শিট, Excel ফাইল বা CSV হিসেবে বের করবেন।
শুরুর আগে
- Reports read অনুমতি। এটি একটিই অনুমতি যা সবগুলো রিপোর্ট ঢেকে রাখে, তাই এটি দিলে টাকার রিপোর্টগুলোও দেওয়া হয় — দেখুন রোল ও স্টাফ অ্যাক্সেস।
- রিপোর্টটি যে তথ্য পড়ে, তা থাকা চাই। খালি রিপোর্ট প্রায় সবসময়ই উজানের ফাঁক: উপস্থিতি নেওয়া হয়নি, ইনভয়েস তৈরি হয়নি, বেতন কাঠামো নেই।
- কোন কোহোর্ট চান তা পরিষ্কার থাকা। বেশিরভাগ রিপোর্ট এখন কোর্স ও ব্যাচের সঙ্গে শ্রেণি ও একাডেমিক গ্রুপ দিয়েও ফিল্টার করে, আর ফিল্টারই উত্তরটি ঠিক করে দেয়।
ভাগ করা টুলবার
প্রতিটি রিপোর্ট একই খোলসের ভেতরে খোলে, তাই একটি জানলে পনেরোটিই জানা।
| নিয়ন্ত্রণ | কী করে |
|---|---|
| Print / PDF | পনেরোটিতেই। ব্রাউজারের প্রিন্ট ডায়ালগ খোলে — ছাপুন, বা PDF হিসেবে সেভ করুন। |
| Export Excel | পনেরোটিতেই। |
| Export CSV | কেবল ছয়টিতে (নিচে তালিকা দেওয়া)। |
| Refresh | বর্তমান ফিল্টার নিয়ে আবার চালায়। |
| Back to Reports | সূচিতে ফিরিয়ে নেয়। |
CSV-তে সীমা আছে। টুলটিপটি নির্দিষ্ট: Downloads a CSV built by the server, with the filters currently applied. Limited to the first 5000 rows — narrow the filters if you need more. ৫ ০০০ সারিতে থেমে যাওয়া CSV কোনো ত্রুটি নয়, আর সে কেটে গেছে বলেও জানাবে না। আপনার সেন্টার এই আকারের কাছাকাছি হলে ব্যাচ ধরে ফিল্টার করে কয়েকটি ফাইল নিন।
ছাপা শিটে থাকে Generated:, By:, একটি Applied filters ব্লক ও একটি Rows: লাইন। ওই ফিল্টার ব্লকটিই ছাপা কাগজকে গ্রহণযোগ্য প্রমাণ বানায় — কী ধরা হয়েছে আর কী হয়নি তা সেখানেই লেখা।
তারিখ প্রিসেট
তিনটি রিপোর্টে একটি Date range নির্বাচক আছে: Revenue, Payment Transactions ও Enrollment List। বিকল্পগুলো Custom range, Today, This week ও This month।
প্রিসেট বাছলে তারিখের ঘরগুলো খালি হয়ে নিষ্ক্রিয় হয়, আর তা বলেও দেয়: The server works out this range, so the From and To pickers are cleared and switched off. Choose "Custom range" to set the dates yourself.
এটি ইচ্ছাকৃত। সার্ভার আপনার সেন্টারের নিজস্ব ব্যবসায়িক দিন ধরে "আজ" কোথায় শুরু তা ঠিক করে, তাই প্রিসেট রাত ৩টায়ও একই উত্তর দেয়, বিকেল ৩টায়ও — যা ব্রাউজারের সময় অঞ্চলে হাতে বাছা তারিখ দেবে না।
পনেরোটি রিপোর্ট
শিক্ষার্থী, ভর্তি ও বাকি টাকা
| রিপোর্ট | কী জানায় | প্রিসেট | CSV |
|---|---|---|---|
| Revenue | Revenue collected and outstanding across batches and courses, with grand totals. গ্রুপিং No grouping, By Batch, By Course বা By Month। | হ্যাঁ | হ্যাঁ |
| Payment Transactions | All individual payments with method, status, and receipt details. | হ্যাঁ | হ্যাঁ |
| Outstanding Dues | Enrollments with unpaid balances, highlighting overdue periods. ইনভয়েস-সচেতন — নিচে দেখুন। | না | হ্যাঁ |
| Enrollment List | All enrollments with status, payment progress, attendance, and grade data. | হ্যাঁ | হ্যাঁ |
| Batch Performance | Per-batch attendance, grades, completion rates, and financial performance. | না | হ্যাঁ |
| Student Roster | Printable student list for a selected batch, with contact and guardian info. ব্যাচ বাছার সঙ্গে সঙ্গেই লোড হয় — Apply লাগে না। | না | না |
Batch Performance-এর CSV নিয়ে একটি সতর্কতা পৃষ্ঠাতেই ছাপা আছে: The CSV export cannot apply the batch start-date window, so its file will cover more batches than the table. Print and Excel do apply it. উত্তরের জন্য শুরুর তারিখের সীমা জরুরি হলে CSV ব্যবহার করবেন না।
আর্থিক
| রিপোর্ট | কী জানায় |
|---|---|
| Income & Expense | Where the money came from and where it went, by category, for any period. খাতভিত্তিক মোট ও শতকরা অংশ। পৃষ্ঠার নোট: Transfers between your own accounts are excluded — they are not income or expenditure. |
| Account Statement | Every entry against one account, with opening, running and closing balance. আগে অ্যাকাউন্ট বাছুন — Choose an account — Pick a money account, then apply to see its statement. |
| Collection by Method | How much came in through cash, bKash, Nagad, Rocket, bank and the rest. |
| Daily Collection | Every payment taken on a single day, with per-method totals for the drawer. একটি তারিখ, সঙ্গে একটি Today বাটন। এটিই দিনশেষের ক্যাশ মেলানোর শিট। |
চারটির কোনোটিতেই তারিখ প্রিসেট বা CSV এক্সপোর্ট নেই; চারটিই ছাপে। এগুলো ক্যাশ বই পড়ে — দেখুন হিসাব ও খরচ।
একাডেমিক
| রিপোর্ট | কী জানায় |
|---|---|
| Merit list | Rank students within one exam, or across a batch's exams. Rank by দেয় One exam বা A batch across exams। নোট: Ties share a rank and the next rank is not skipped. Filters apply before ranking. স্ক্রিনের মেধাতালিকার সঙ্গে দুটি পার্থক্য: এখানে অনুপস্থিতরাও র্যাঙ্ক পান (অনুপস্থিত খাতা ০ নম্বর ধরা হয়), আর GP কলামটি রিপোর্ট কার্ডের ফেল-শূন্য GPA নয়, শিক্ষার্থীর গ্রেড পয়েন্টের সাধারণ গড়। দেখুন গ্রেডিং স্কেল, GPA ও মেধাতালিকা। |
| Monthly Attendance | Attendance percentage per student for a month, by batch. নোট: The denominator is every non-cancelled session the batch held that month — an unmarked session counts against the student. |
ওই হরের নোটটি দুবার পড়ার মতো। যে সেশন চিহ্নিত করতে ভুলে গেছেন, সেটি ওই ক্লাসের প্রত্যেকের বিপক্ষে গোনা হয়। কোনো ব্যাচের শতকরা ভুল মনে হলে অনুপস্থিত শিক্ষার্থী খোঁজার আগে অচিহ্নিত সেশন খুঁজুন।
শিক্ষক
| রিপোর্ট | কী জানায় |
|---|---|
| Teacher Attendance | Attendance summary per teacher for any date range. চিহ্নিত দিন, উপস্থিত, দেরি, অনুপস্থিত, ছুটি ও একটি শতকরা। |
| Teacher Payroll | Payout summary per teacher, excluding voided payments. From runs ও Ad-hoc আলাদা করে দেখায়, আর কী বাদ দিয়েছে তা বলে: voided payment(s) are excluded from every figure above — their ledger entries were reversed. দেখুন বেতন ও পে-রোল। |
মাসিক ফি
Fee Collection Register — One month of fees per enrolment: invoiced, collected, outstanding and waived. একটি Month বাছুন, চাইলে কোর্স, ব্যাচ, শ্রেণি ও একাডেমিক গ্রুপ দিয়ে সংকুচিত করুন। এটি CSV এক্সপোর্ট করে।
কলআউটটি পড়ুন, কারণ এটিই ঠিক করে দেয় হিসাবটি মাথায় মেলে কি না:
Waived money is reported on its own and is not part of the invoiced, collected or outstanding totals — fees the centre chose not to charge are not a debt. So invoiced minus collected equals outstanding, and waived sits outside that sum.
এর তিনটি খালি অবস্থার প্রতিটির মানে আলাদা: এখনও কিছু প্রয়োগ করা হয়নি; No invoices for this month yet (মাসের ফি তৈরি করুন, বা অন্য মাস বাছুন); আর No students match these filters (মাসে ইনভয়েস আছে, শুধু আপনার কোহোর্টে নেই)।
কোন রিপোর্ট ইনভয়েস চেনে
মাত্র দুটি, এবং এটি গুরুত্বপূর্ণ কারণ টাকা আদায়ে এই দুটিই ব্যবহার করেন।
Outstanding Dues-এ একটি টগল আছে, Include monthly fee invoices:
On, the list carries both monthly fee invoices and the frozen balance of each course enrolment. Off, only the course balances are shown, so the total will be lower.
চালু থাকলে প্রতিটি সারির ধরন থাকে — Course balance বা Monthly invoice — আর একটি Invoice month কলাম আসে। দুই উৎস কখনও মেলে না: মাসিক বিলিং-এ থাকা ভর্তির জমাট মোট শূন্য, তাই কিছুই দুবার গোনা হয় না। দেখুন মাসিক ফি ও ইনভয়েস।
Fee Collection Register পুরোপুরি ইনভয়েসের উপর তৈরি। যে সেন্টারে কোনো মাসিক ব্যাচ নেই, সেখানে এটি সঠিকভাবেই খালি থাকবে।
বাকি প্রতিটি রিপোর্ট ইনভয়েস উপেক্ষা করে।
Outstanding Dues থেকে তাগিদ পাঠানো
Outstanding Dues-এ আছে Send SMS Reminders — Send a payment-due reminder SMS to every student in this filtered list (1 credit per SMS)। নিশ্চিত করলেই চলে যায়: Sends a due-reminder SMS to up to student(s) matching the current filters. Each SMS costs 1 credit.
দুটি সংখ্যাই ঠিক: একটি বার্তায় একটি ক্রেডিট, তা যত লম্বাই হোক বা যে ভাষাতেই হোক। তবে গণনাটি মানুষের নয়, বাকির। যিনি জমাট ভর্তির ব্যালেন্স ও একটি মাসিক ইনভয়েস দুটোই বকেয়া রেখেছেন, তাঁকে প্রতিটির জন্য একবার করে তাগাদা দেওয়া হয়, তাই তালিকায় যত সারি রানটি তার চেয়ে বেশি বার্তা পাঠাতে পারে। দেখুন SMS ও নোটিফিকেশন।
কিছু ফিল্টার এটি আটকে দেয়, এবং বার্তাটি কারণটিও বলে দেয়:
Reminder SMS can only be filtered by course, batch and days overdue. Clear the class level, academic group, roll number and invoice filters first — otherwise the messages would reach more students than the list shows.
এটি নিরাপত্তার নিয়ম, সীমাবদ্ধতা নয়। SMS কাজটি রিপোর্টের চেয়ে কম ফিল্ড ধরে ছাঁকে, তাই স্ক্রিনে সংকুচিত তালিকা আসলে আরও বেশি মানুষের কাছে বার্তা পাঠাত। তিনশ অভিভাবককে চমকে দেওয়ার চেয়ে বাতিল করাই ভালো।
বিভাগটিও চালু থাকতে হবে: Due reminders are disabled — Enable 'Due reminders' under Settings → SMS Notifications first. আর স্বাভাবিক অবস্থায় এই বাটনটি খুব একটা চাপার কথা নয় — রাতের স্বয়ংক্রিয় তাগিদ একই কাজ নিয়ম করেই করে। দেখুন SMS ও নোটিফিকেশন।
নোট
- পনেরোটি রিপোর্ট, একটি টুলবার। সবখানে Print ও Excel; CSV ছয়টিতে।
- CSV ৫ ০০০ সারিতে থামে, নীরবে। ফিল্টার সংকুচিত করুন।
- তারিখ প্রিসেট কেবল তিনটি রিপোর্টে, আর সেগুলো ব্রাউজারের ঘড়ির বদলে আপনার সেন্টারের ব্যবসায়িক দিন ব্যবহার করে।
- শ্রেণি ও একাডেমিক গ্রুপ ফিল্টার এখন বেশিরভাগ রিপোর্টে আছে। এগুলো র্যাঙ্কিং বা গড়ের আগে কাজ করে, তাই এরা সারি লুকায় না, কোহোর্ট ঠিক করে।
- দুটি রিপোর্ট ইনভয়েস চেনে: Outstanding Dues (ঐচ্ছিক) ও Fee Collection Register (সবসময়)।
- মওকুফ করা টাকা আলাদা করে দেখানো হয় এবং তা কোনো দেনা নয়।
- রিপোর্ট শুধু-পাঠ্য — কেবল Outstanding Dues-এর তাগিদ বাটনটি ছাড়া, যা SMS ক্রেডিট খরচ করে: পাঠানো প্রতি বার্তায় একটি ক্রেডিট, আর প্রতি শিক্ষার্থীতে নয়, প্রতিটি বকেয়া বাকিতে একটি বার্তা।
- ছাপা রিপোর্টে তার ফিল্টার লেখা থাকে। এটিই ছাপা কাগজকে নিছক সংখ্যা নয়, প্রমাণ বানায়।
- Merit list সাইডবারে নেই। এটি Reports সূচিতে একটি কার্ড।
- ছাপা মেধাতালিকা স্ক্রিনের তালিকাটি নয়। এটি অনুপস্থিতদেরও র্যাঙ্ক করে, আর এর GP কলাম ফেলের নিয়ম মানে না।
- সব উদাহরণ কল্পিত। এখানে দেখানো যেকোনো অঙ্ক বা নাম বানানো।
সমস্যা সমাধান
একটি রিপোর্ট খালি। প্রায় সবসময়ই রিপোর্টের দোষ নয়, উজানের ফাঁক: উপস্থিতি নেওয়া হয়নি, মাসের ইনভয়েস তৈরি হয়নি, বেতন কাঠামো নেই, বা ফিল্টার আপনার ইচ্ছার চেয়ে সংকীর্ণ। প্রতিটি রিপোর্টের খালি অবস্থাই বলে দেয় কোনটি।
আমার CSV-তে স্ক্রিনের চেয়ে কম সারি। এটি ৫ ০০০-এ থেমেছে। ব্যাচ ধরে বা ছোট সময়ে ফিল্টার করে কয়েকটি ফাইল নিন।
Batch Performance-এর CSV-তে টেবিলে না থাকা ব্যাচও আছে। জানা বিষয় এবং পৃষ্ঠাতেই লেখা — CSV শুরুর তারিখের সীমা প্রয়োগ করতে পারে না। ওই সীমা জরুরি হলে Print বা Excel ব্যবহার করুন।
Outstanding Dues-এর মোট বেড়ে গেছে। আপনি Include monthly fee invoices চালু করেছেন। বড় সংখ্যাটিই সম্পূর্ণ সংখ্যা।
Send SMS Reminders নিষ্ক্রিয় বা বাতিল হচ্ছে। হয় SMS সেটিংসে তাগিদ বন্ধ, নয়তো এমন ফিল্টার বসানো আছে যা তাগিদের কাজটি মানতে পারে না। শ্রেণি, একাডেমিক গ্রুপ, রোল নম্বর ও ইনভয়েস ফিল্টার তুলে দিন।
একটি ব্যাচের উপস্থিতির শতকরা অস্বাভাবিক কম। অচিহ্নিত সেশন খুঁজুন। হর হলো ব্যাচটি ওই মাসে যত অ-বাতিল সেশন করেছে তার সবই, তাই কেউ চিহ্নিত না করা সেশন সবার বিপক্ষে যায়।
Teacher Payroll আমার দেওয়া টাকার চেয়ে কম দেখাচ্ছে। ভয়েড করা পেমেন্ট প্রতিটি হিসাব থেকে বাদ, আর রিপোর্টটি কতগুলো বাদ গেছে তা বলেও দেয়।
তারিখের ঘরগুলো ধূসর হয়ে আছে। একটি তারিখ প্রিসেট বাছা আছে। নিজে তারিখ দিতে Custom range বাছুন।
একজন কর্মী আর্থিক রিপোর্ট দেখতে পাচ্ছেন, আমি তা চাইনি। Reports একটিই অনুমতি, যা পনেরোটিকেই ঢাকে। কাউকে উপস্থিতি দেখাতে চান কিন্তু টাকা নয় — তাহলে তাঁর এই অনুমতি থাকা উচিত নয়। দেখুন রোল ও স্টাফ অ্যাক্সেস।