বেতন ও পে-রোল

যা করবেন

কোন শিক্ষক কীসের ভিত্তিতে কত পান তা লিখবেন, একটি মাস হিসাব করবেন, টাকা নড়ার আগে প্রতিটি লাইন দেখে নেবেন, তারপর পোস্ট করবেন — যা এক ধাপেই শিক্ষকের পেমেন্ট ও ক্যাশ বইয়ের মিলিয়ে দেওয়া খরচের এন্ট্রি তৈরি করে।

শুরুর আগে

• সঠিক Status সহ সিস্টেমে শিক্ষক — দেখুন শিক্ষক ও শিক্ষক পোর্টাল। কেবল সক্রিয় শিক্ষকেরাই বেতন পান।
• সেশনভিত্তিক শিক্ষকদের জন্য, বাস্তবে অনুষ্ঠিত হিসেবে চিহ্নিত সেশন। দেখুন উপস্থিতি নেওয়া।
• সবখানেই Payments অনুমতি: বেতন ও পে-রোল দেখতে read, রান পোস্ট করতে create, ভয়েড করতে delete। পছন্দটি লক্ষ করুন — বেতন Payments-এর অধীনে, Teacher Attendance-এর নয়, কারণ যিনি রেজিস্টার চিহ্নিত করেন তিনি আপনাআপনি সহকর্মীদের বেতন দেখার লোক নন।
• মানি অ্যাকাউন্ট ও খাত ঠিক করা থাকা চাই, যাতে খরচের এন্ট্রিগুলো যুক্তিসঙ্গত জায়গায় বসে। দেখুন হিসাব ও খরচ।

ধাপ ১ — প্রতিটি শিক্ষকের বেতন কাঠামো

শিক্ষক খুলে Salary ট্যাবে যান — A raise is a new structure, not an edit — the history is what lets a past month be paid at the rate that applied then.

এই সাবটাইটেলই মডেল। কারও বেতন বাড়লে আপনি বেতন সম্পাদনা করেন না; পুরনো কাঠামোটি শেষ তারিখ দিয়ে বন্ধ করে নতুন একটি শুরু করেন। এতে মার্চ মাস আবার চালালে মার্চের হারই দেয়, আজকের হার নয়।

Add structure চাপুন।

Salary ট্যাব — কাঠামোর ইতিহাস, চলতিটিতে In force ট্যাগসহScreenshot pending

শেষ তারিখহীন কাঠামোয় একটি সবুজ In force ট্যাগ থাকে।

প্রতি শিক্ষকের একসঙ্গে একটিই কাঠামো। সময়কাল মিলে গেলে বাতিল হয়, সঙ্গে সমাধানও বলা থাকে: Each teacher can have only one salary structure in force at a time. Close the previous one with an end date, then start the new one the following day.

যে কাঠামোর বিপরীতে টাকা দেওয়া হয়েছে সেটি মোছা যায় না: This structure has already been paid against. Close it with an end date instead — payroll history must stay intact. ডিলিট কেবল ভুল করে লেখা এবং কখনও ব্যবহার না হওয়া কাঠামোর জন্য।

শিক্ষকের বেতনে প্রোরেশন আছে, শিক্ষার্থীর ফিতে কেন নেই

একজন প্রশাসক এটি খেয়াল করবেন এবং অসঙ্গত মনে হবে, তাই যুক্তিটি এখানে।

মাসিক বেতন প্রতিটি কাঠামো যত দিন কভার করে সেই অনুযায়ী ভাগ হয়। ১৬ তারিখে বেতন বাড়লে মাসটির পনেরো দিন পুরনো হারে আর বাকিটা নতুন হারে দেয়। এই ভাগ না থাকলে মাসের মাঝখানে বেতন বাড়ানো এক মাসের কাজের জন্য দুই মাসের টাকা দিত।

শিক্ষার্থীর মাসিক ফিতে কখনও প্রোরেশন হয় না — যোগ দেওয়ার দিন যা-ই হোক পুরো মাস (দেখুন মাসিক ফি ও ইনভয়েস)।

এগুলো আলাদা ধরনের সংখ্যা। ফি হলো সেন্টারের ঠিক করা দাম, আর নতুন পরিবার যে বিলটি সবচেয়ে মনোযোগ দিয়ে পড়ে সেটিতেই আংশিক মাসের হিসাব ডেস্কে তর্ক ডেকে আনে। বেতন হলো এক মাসের পারিশ্রমিক, যা ওই মাসে কার্যকর থাকা ব্যবস্থাগুলোর মধ্যে ভাগ হয় — কাজ এক মাসেরই, আর তার জন্য দুবার টাকা দেওয়া চলে না।

ধাপ ২ — মাসের প্রিভিউ

Teachers → Payroll-এ যান — Compute a month, review every line, then post. Posting creates teacher payments and matching expense entries.

1. Month বাছুন।
2. একটি Payment method বাছুন।
3. Payment date বসান, বা ছেড়ে দিন — Leave empty for today. Sets the ledger date.
4. রানটির ব্যাখ্যা দরকার হলে Notes লিখুন।
5. Preview চাপুন।

Preview — এখনও কিছু পোস্ট হয়নি: প্রতিটি লাইন, কভার করা দিন, সেশন ও হারসহScreenshot pending

ব্লকটির শিরোনাম Preview — nothing has been posted yet, যা ঠিক তাই। কলামগুলো Teacher, Pay type, Covered period, Days, Sessions, Rate ও Amount, যেখানে দিনগুলো দেখায় of — প্রোরেশনটি এখানেই চোখে পড়ে।

এগোনোর আগে সতর্কবার্তার বাক্সটি পড়ুন। thing(s) to check before posting শিরোনামে এটি বাদ পড়া প্রতিটি শিক্ষকের নাম ও কারণ জানায়:

বাদ পড়া শিক্ষক মানে নীরব টাকা। সতর্কবার্তার বাক্সটিই একমাত্র জায়গা যেখানে তা ধরা পড়ে, তাই প্রতি মাসেই পড়ুন। এই বাক্যগুলো সার্ভার থেকে আসে এবং দুই ভাষাতেই ইংরেজি।

কিছুই হিসাব না হলে: Nothing to pay this month — No teacher has a salary structure covering this month. Add one on the teacher's Salary tab.

ধাপ ৩ — পোস্ট করা

কাজটি করে Post payroll। কোনো নিশ্চিতকরণ ডায়ালগ নেই — আবশ্যক প্রিভিউটিই সুরক্ষা, সঙ্গে বাটনের নিচের স্থায়ী বার্তা: Posting creates real payments and expense entries. Correct by voiding, not editing.

Payroll runs — লাইভ ও ভয়েড করা রান, ভয়েড করা অঙ্কে কাটা দাগসহScreenshot pending

পাবেন Payroll posted — payment(s) created and posted to the ledger. দুটি জিনিস একসঙ্গে ঘটল: প্রতিটি লাইনের জন্য একটি শিক্ষক-পেমেন্ট, আর প্রতিটি পেমেন্টের জন্য ক্যাশ বইয়ে একটি খরচের এন্ট্রি। এরা আলাদা হয়ে যেতে পারে না, আর আবার চেষ্টা করলেও দুবার পোস্ট হয় না।

একটি মাসে একটিই লাইভ রান থাকতে পারে। দ্বিতীয় চেষ্টা বাতিল হয়: This month has already been run — A live payroll run already covers this month. Void it below before posting again.

নিচের Payroll runs টেবিলে থাকে Month, Teachers, Payments, Amount, Run at, Status ও Actions, সঙ্গে সবুজ Live বা লাল Voided ট্যাগ।

রান সংশোধন: ভয়েড, কখনও সম্পাদনা নয়

পোস্ট করা পে-রোল রানে এডিট নেই, ডিলিট নেই। একমাত্র সংশোধন হলো Void।

ডায়ালগটি বলে দেয় এর মানে কী: This is a reversal, not a deletion — The run and its payments stay on record, flagged as voided, and matching contra entries reverse them in the ledger. Once voided, the month can be run again.

• একটি সারসংক্ষেপ পাবেন: — payment(s) will be reversed.
• Reason আবশ্যক — Why is this run being reversed? — এই নোটের নিচে The reason is stored with your name and the time as part of the audit trail.
• Void run চাপুন।

এরপর: Run voided — The payments have been reversed. This month can be run again. সারিটি থেকে যায়, Voided ট্যাগসহ, তার অঙ্কে কাটা দাগ, আর টুলটিপে আপনার কারণ। ক্যাশ বইয়ে বিপরীত এন্ট্রি বসে; সেখানেও কিছু মোছা হয় না।

অর্থাৎ পুরো সংশোধন প্রক্রিয়াটি হলো: রানটি ভয়েড করুন, বেতন কাঠামো ঠিক করুন, মাসটি আবার চালান। কখনও এডিট বাটন খুঁজবেন না।

পরিশোধের স্লিপ

স্লিপ ছাপা হয় Teachers → Payments থেকে, পে-রোল পৃষ্ঠা থেকে নয়। পেমেন্টটি খুঁজে Print payout slip ব্যবহার করুন।

ভয়েড করা পেমেন্টের কোনো স্লিপ নেই। বাটনটি নিষ্ক্রিয় — A reversed payout has no slip to print. — আর সারিটি ম্লান দেখায়, Reversed ট্যাগ ও লাইনসহ This payout was reversed: . It is excluded from all totals. এটি ইচ্ছাকৃত: স্লিপ এমন একটি নথি যা কেউ দেখাতে পারেন, আর বাতিল হওয়া পেমেন্ট থেকে তা কখনও তৈরি হওয়া উচিত নয়।

এর রিপোর্ট

Reports → Teacher Payroll — What each teacher was paid over a period, from payroll runs and ad-hoc payouts. কলামগুলো Teacher, Payments, From runs, Ad-hoc, Sessions ও Total paid, আর রিপোর্টটি কী বাদ দিয়েছে তা সৎভাবে বলে: voided payment(s) are excluded from every figure above — their ledger entries were reversed.

দেখুন রিপোর্ট।

নোট

• এককালীন পরিশোধ এখনও আছে। পে-রোল মাসিক চক্রের জন্য; এককালীন কোনো পেমেন্ট এখনও শিক্ষকের পেমেন্ট স্ক্রিনে লেখা হয় এবং ক্যাশ বইয়ে বসে।
• বেতন বাড়া মানে নতুন কাঠামো, পুরনোটি শেষ তারিখ দিয়ে বন্ধ করে। এই ইতিহাসই পুরনো মাসকে তার নিজের হারে বেতন দিতে দেয়।
• কেবল সক্রিয় শিক্ষকেরা বেতন পান। নিষ্ক্রিয়, স্থগিত ও ছুটিতে থাকা ব্যক্তিরা বাদ পড়েন এবং সতর্কবার্তায় তাঁদের নাম আসে।
• মাসিক বেতনে কভার করা দিন অনুযায়ী প্রোরেশন হয়; শিক্ষার্থীর ফিতে একেবারেই হয় না। উপরের কারণেই ইচ্ছাকৃতভাবে উল্টো।
• সেশনভিত্তিক বেতন বাস্তবে অনুষ্ঠিত সেশন গোনে, নির্ধারিত সেশন নয় — দেখুন শিক্ষকের উপস্থিতি।
• পোস্ট করার সময় কোনো নিশ্চিতকরণ ডায়ালগ নেই। প্রিভিউটিই নিশ্চিতকরণ। পড়ুন।
• ভয়েড, কখনও সম্পাদনা বা ডিলিট নয়। প্রতিটি সংশোধনে কর্তা, সময় ও আবশ্যক কারণ লেখা হয়, সঙ্গে খাতায় বিপরীত এন্ট্রি বসে।
• বেতন Payments অনুমতির অধীনে, Teacher Attendance-এর নয়।
• সব উদাহরণ কল্পিত। এখানে দেখানো যেকোনো শিক্ষকের নাম বা অঙ্ক বানানো।

সমস্যা সমাধান

প্রিভিউতে একজন শিক্ষক নেই। সতর্কবার্তার বাক্সটি পড়ুন — এটি প্রতিটি বাদ পড়া ও তার কারণ বলে দেয়। সাধারণ কারণ হলো ওই মাসের জন্য কোনো বেতন কাঠামো নেই, বা স্ট্যাটাস সক্রিয় নয়।

সেশনভিত্তিক শিক্ষকের অঙ্ক শূন্য এসেছে। ওই মাসে তাঁর জন্য কোনো সেশন অনুষ্ঠিত হিসেবে চিহ্নিত হয়নি। তিনি কাজ করেননি ভাবার আগে সত্যিই উপস্থিতি নেওয়া হয়েছিল কি না দেখুন।

"This period overlaps an existing salary structure." একসঙ্গে একটিই কাঠামো কার্যকর থাকতে পারে। পুরনোটি শেষ তারিখ দিয়ে বন্ধ করুন, তারপর পরদিন থেকে নতুনটি শুরু করুন।

বেতন কাঠামো মুছতে পারছি না। এর বিপরীতে টাকা দেওয়া হয়েছে। বদলে শেষ তারিখ দিয়ে বন্ধ করুন; পে-রোলের ইতিহাস অক্ষত থাকতে হবে।

একটি মাস আবার চালাতে চাই। বিদ্যমান রানটি কারণসহ ভয়েড করুন, যা ভুল ছিল ঠিক করুন, তারপর আবার প্রিভিউ ও পোস্ট করুন। অন্য কোনো উপায় নেই, আর সেটাই উদ্দেশ্য।

একজন শিক্ষকের অঙ্ক ভুল পোস্ট করে ফেলেছি। পুরো রানটি ভয়েড করুন, ওই শিক্ষকের কাঠামো ঠিক করুন, আর আবার পোস্ট করুন। প্রতি লাইনে সম্পাদনার সুযোগ নেই।

পরিশোধের স্লিপ বাটন নিষ্ক্রিয়। পেমেন্টটি বাতিল করা হয়েছে। নকশা অনুযায়ীই ভয়েড করা পরিশোধের কোনো স্লিপ নেই।

পে-রোলের খরচ ক্যাশ বইয়ে নেই। থাকার কথা, রানের সঙ্গেই বসে। ক্যাশ বইয়ে Source = Teacher payout ফিল্টার করুন। রানটি ভয়েড করা থাকলে মূল এন্ট্রিগুলোর পাশেই বিপরীত এন্ট্রি পাবেন।

ভয়েড করা রান এখনও তালিকায় দেখাচ্ছে। সবসময়ই দেখাবে। ভয়েড করা মানে বিপরীতকরণ, মুছে ফেলা নয় — সারিটি কাটা দাগ ও ট্যাগসহ, আপনার কারণ নিয়ে থেকে যায়।