ভূমিকা, স্টাফ অ্যাক্সেস ও পার্সোনা

যা করবেন

আপনার সেন্টারে কে কী করতে পারবে তা ঠিক করবেন। রিসোর্স ও অ্যাকশনভিত্তিক অনুমতি দিয়ে ভূমিকা বানাবেন, স্টাফ অ্যাকাউন্ট তৈরি করবেন, তাঁদের ভূমিকা নির্ধারণ করবেন, এবং একাধিক ভূমিকা থাকা ব্যক্তিদের জন্য দেখা দেওয়া পার্সোনা স্যুইচার বুঝে নেবেন।

শুরুর আগে

• আপনার স্টাফের তালিকা, আর প্রত্যেকের কাজের সবচেয়ে সংক্ষিপ্ত বর্ণনা: সামনের ডেস্কে টাকা নেন, নম্বর এন্ট্রি করেন, সেন্টার চালান।
• Roles ও Users অনুমতি। Manage Permissions-এর জন্য বাড়তিভাবে Roles-এর manage অনুমতি দরকার।
• ক্লিক শুরু করার আগে দশ মিনিটের ভাবনা। কাজের বর্ণনা থেকে একবারে ভূমিকা বানানো অনেক সহজ, ছয় মাস পরে আবিষ্কার করার চেয়ে যে ডেস্কের কর্মী শিক্ষার্থী মুছে ফেলতে পারেন।

এই পাতার সবকিছু সাইডবারের Access Control-এর অধীনে — Users ও Roles। (পাশের Configurations গ্রুপটি এর সঙ্গে সম্পর্কহীন: সেখানে School/College, Class Levels, গ্রেডিং স্কেল ও Schedules থাকে।)

অনুমতি কীভাবে কাজ করে

ক্যাম্পাসকিউতে নির্দিষ্ট ক্ষমতাসহ নির্দিষ্ট পদবি নেই। অ্যাক্সেস অনুমতিভিত্তিক: একটি অনুমতি মানে একটি রিসোর্স এবং একটি অ্যাকশন — যেমন Payments + Create, বা Students + Export। একটি ভূমিকা হলো এমন অনুমতির গুচ্ছ, আর একজন ব্যবহারকারী এক বা একাধিক ভূমিকা ধারণ করেন।

যে অ্যাকশনগুলোর সঙ্গে আপনার সত্যিই দেখা হবে, স্ক্রিনে তাদের লেবেল সহ:

সব রিসোর্সে অ্যাকশন একরকম নয়, আর এতেই অনেকে ঠকে যান। কিছু রিসোর্সে সাতটি অ্যাকশন থাকে; Enrollments ও Schedules-এ কেবল Manage থাকে, আলাদা View নেই; Class Levels ও Question Bank-এ View/Create/Edit/Delete থাকে কিন্তু Manage নেই; Subscriptions-এ কেবল View ও Create। প্রতিটি রিসোর্সে একটি View টগল আছে ধরে নিয়ে ভূমিকা পরিকল্পনা করবেন না — সত্যিই কী আছে সেটি দেখে নিন।

যেগুলো আগে থেকেই আছে সেখান থেকে শুরু করুন

নতুন কিছু বানানোর আগে দেখে নিন কী কী আছে। সিস্টেমের সঙ্গে ছয়টি রোল আসে, আর তার দুটি হলো সামনের অফিসের সেই রোল যা বেশিরভাগ সেন্টার নিজেরাই বানাত:

নতুন দুটি একটি সচেতন দায়িত্ব বিভাজন, আর ISO 27001 অডিটে ঠিক এটিই জানতে চাওয়া হয়:

• Accountant পড়তে, তৈরি করতে ও হালনাগাদ করতে পারে Payments, Expenses, Finances ও Fee Invoices, আর পড়তে পারে Reports। এটি কিছুই মুছতে পারে না — কোনো রিসোর্সে একটিও Delete সুইচ নেই। এটি ভুলে যাওয়া নয়। ক্যাম্পাসকিউতে আর্থিক সংশোধন হয় রিভার্সাল ও ভয়েড দিয়ে, যা প্রমাণ রেখে যায়; ডিলিট রাখত না। একই কারণে Fee Invoices-এ পণ্যের কোথাওই ডিলিট নেই।
• Coordinator পড়তে, তৈরি করতে ও হালনাগাদ করতে পারে Students, Attendance, Exams, Enrollments, Schedules ও Teacher Attendance; পড়তে ও হালনাগাদ করতে পারে Batches; পড়তে ও তৈরি করতে পারে Announcements। টাকার কোনো অ্যাক্সেসই নেই — Payments নেই, Finances নেই, Expenses নেই, Fee Invoices নেই, Reports নেই। এটি ব্যাচ তৈরিও করতে পারে না, কেবল সম্পাদনা করতে পারে, কারণ ব্যাচ তৈরি করা মানে ফি ও বিলিং সাইকেল ঠিক করা, যা টাকার সিদ্ধান্ত।

দুটোর নিচের নীতিটি হলো: যিনি শিক্ষার্থী ভর্তি করেন, তাঁরই ওই ভর্তির টাকা লেখার লোক হওয়া উচিত নয়। এই দুটি রোল যেমন আছে তেমন বসিয়ে দিলে সেই বিভাজন আপনি বিনামূল্যেই পেয়ে যান।

একটি ফল বাগের মতো দেখালেও তা নয়: ফি ইনভয়েসের বিপরীতে টাকা নিতে লাগে Payments create, Fee Invoices update নয়। তাই Coordinator শিক্ষার্থীকে দেখেও তাঁর টাকা নিতে পারে না — ঠিক যেমনটি চাওয়া হয়েছিল।

সিস্টেম রোল অ্যাপে সম্পাদনা করা যায় না — নিচের Type কলামটি দেখুন। আপনার সেন্টারের ভিন্ন কিছু দরকার হলে আকৃতিটি একটি কাস্টম রোলে নকল করুন। তাতে বিচ্যুতিটি লুকিয়ে না থেকে দৃশ্যমান ও অডিটযোগ্য থাকে।

ভূমিকা তৈরি করুন

Roles-এ যান (Manage roles and their permissions) এবং Create Role চাপুন।

ভূমিকার তালিকা — কোনগুলো সিস্টেমের দেওয়া আর কোনগুলো আপনার তৈরিScreenshot pending

একটি Role Name ও Description দিয়ে Create চাপুন। বর্ণনাটি অনুমতির তালিকা হিসেবে নয়, কাজ হিসেবে লিখুন — সামনের ডেস্ক: পেমেন্ট নেন ও উপস্থিতি নেন, ফি বদলাতে পারবেন না — কারণ পরের ব্যক্তি এটিই দেখে বুঝবেন অনুমতিগুলো এখনও ঠিক আছে কি না।

Type কলাম System ও Custom ভূমিকা আলাদা করে দেয়। সিস্টেম ভূমিকা দেওয়াই থাকে এবং সম্পাদনা করা যায় না; সেগুলোতে Edit ও Manage Permissions দেখা যায় না। View Details সবসময় কাজ করে, আর নিজের ভূমিকা বানানোর আগে একটি বিবেচনাপ্রসূত গুচ্ছ কীভাবে সাজানো হয় তা দেখার দ্রুততম উপায় হলো একটি সিস্টেম ভূমিকা পড়ে ফেলা।

অনুমতি দিন

ভূমিকার সারির মেনু থেকে Manage Permissions বেছে নিন। স্ক্রিনের শিরোনাম Manage Permissions — Configure permissions for this role — এবং Role:-এর পাশে ভূমিকার নাম।

অনুমতির সম্পাদক — প্রতি রিসোর্সে একটি কার্ড, প্রতিটি সম্ভাব্য অ্যাকশনে একটি স্যুইচScreenshot pending

বিন্যাসটি হলো প্রতি রিসোর্সে একটি কার্ড, প্রত্যেকটিতে ওই রিসোর্সের সম্ভাব্য প্রতিটি অ্যাকশনের জন্য একটি করে স্যুইচের সারি। প্রতিটি কার্ডে একটি granted/total গণনা দেখায়, আর হেডারে সামগ্রিকভাবে কতটি granted তা।

কাজটি এগোনোর ধরন:

1. স্ক্রল না করে রিসোর্সে পৌঁছাতে অনুসন্ধান ঘরটি (Search resources or permissions...) ব্যবহার করুন। কার্ড এত আছে যে স্ক্রল করা সময়ের অপচয়, আর পণ্য বাড়ার সঙ্গে তালিকাটিও বাড়ে।
2. যেসব অ্যাকশন চান সেগুলো একটি একটি করে চালু করুন। কার্ডগুলো রিসোর্সের নাম অনুযায়ী বর্ণানুক্রমে সাজানো।
3. কার্ডের Grant All ও Revoke All ওই রিসোর্সের সব অ্যাকশন একবারে বসায় বা সরায়। Grant All একটি ভোঁতা হাতিয়ার — এতে Delete-ও থাকে — তাই শিক্ষার্থী, পেমেন্ট বা ভর্তি জড়িত থাকলে আলাদা স্যুইচই ব্যবহার করুন।
4. নিচের Reset আপনার অসংরক্ষিত পরিবর্তন বাতিল করে।
5. Save Permissions চাপুন।

যে পরামর্শগুলো মেনে চলা ভালো

• শূন্য থেকে শুরু করে যোগ করুন। Grant All থেকে শুরু করে বাদ দিতে যাবেন না; কিছু একটা চোখ এড়িয়ে যাবে।
• Edit-এর আগে View, Delete-এর আগে Edit। Delete প্রায় কারও দরকার হয় না। ক্যাম্পাসকিউতে শিক্ষার্থী, ভর্তি বা পেমেন্ট মুছে ফেলা স্থায়ী, আর মুছে ফেলা ভর্তির রোল নম্বর আর কখনও দেওয়া হয় না।
• শিক্ষকের ভূমিকায় কখনও Course Content দেবেন না। শিক্ষকেরা কোর্স কনটেন্টে পৌঁছান নিজেদের সীমিত পোর্টাল স্ক্রিন দিয়ে। সেন্টার-ব্যাপী Course Content অনুমতি তাঁদের যেকোনো কোর্স তৈরি বা বদলানোর ক্ষমতা দিয়ে দেবে।
• সামনের ডেস্কের স্টাফকে Enrollments: Manage দেবেন না, যদি সত্যিই ফি বদলানোর দরকার না থাকে। ফি সমন্বয়ের পেছনের অনুমতি এটিই।
• Roles: Manage মানে পুরো ভবনের চাবি। যাঁর কাছে এটি আছে তিনি নিজেকে যেকোনো অনুমতি দিয়ে দিতে পারেন। এটি অ্যাকাউন্টের মালিকের কাছেই রাখুন।
• টাকা তিনটি আলাদা রিসোর্স, আর এই ভাগটি কাজে লাগে। Finances নিয়ন্ত্রণ করে মানি অ্যাকাউন্ট ও খাত — অর্থাৎ কনফিগারেশন। Expenses নিয়ন্ত্রণ করে ক্যাশ বইয়ের এন্ট্রিগুলোই। Payments নিয়ন্ত্রণ করে রসিদ, শিক্ষকের পরিশোধ, বেতন কাঠামো ও পে-রোল। যিনি দৈনন্দিন খরচ লেখেন তাঁর Finances লাগে না; যিনি ফি নেন তাঁর দুটির কোনোটিই লাগে না।
• Fee Invoices-এ কোথাওই Delete নেই, তাই আটকে রাখার মতো কোনো ডিলিট সুইচও নেই। সংশোধন হয় cancel, waive ও adjust দিয়ে, প্রতিটিতে কারণ ও রেকর্ডসহ।
• Reports একটিই অনুমতি, যা প্রতিটি রিপোর্ট ঢাকে। এটি দিলে আর্থিক ও পে-রোল রিপোর্টও দেওয়া হলো। কাউকে কেবল উপস্থিতির রিপোর্ট দেওয়ার কোনো উপায় নেই।
• কিছু রিসোর্স কখনও দেখা যায় না, যদিও আপনি নাম শুনেছেন — Assignments, Materials ও আরও কয়েকটির আজ কোনো প্রদানযোগ্য অনুমতি নেই। কোনো রিসোর্স সম্পাদকে না থাকলে সেটি কাউকে দেওয়া যাবে না, আর কেবল সুপার-ইউজারই সেখানে পৌঁছান।

যে অডিট সীমাবদ্ধতা মাথায় রাখতে হবে

সংরক্ষণ করলে ভূমিকার পুরো অনুমতি-গুচ্ছ একবারে প্রতিস্থাপিত হয়, আর ক্যাম্পাসকিউ ওই পরিবর্তনের কোনো দৃশ্যমান ইতিহাস রাখে না। সংরক্ষণের আগে কোনো তুলনা দেখানো হয় না, কারণের ঘর নেই, নিশ্চিতকরণের ধাপ নেই, এবং পরে ভূমিকার ওপর কোনো পরিবর্তন-লগও নেই। আপনার সেন্টারের যদি অ্যাক্সেস-পর্যালোচনার প্রমাণ দরকার হয় — ISO 27001 অডিটে চাওয়া হবে — তবে নিজের রেকর্ড রাখুন: প্রতিটি পরিবর্তনের পর অনুমতি-গুচ্ছটি এক্সপোর্ট করুন বা স্ক্রিনশট নিন, সঙ্গে তারিখ ও কে অনুমোদন করেছেন। পরিবর্তনের মুহূর্তে এটি করতে এক মিনিট লাগে; পরে এটি পুনর্গঠন করা অসম্ভব।

স্টাফ ব্যবহারকারী যোগ করুন

Users-এ যান (Manage system users and their access) এবং Create User চাপুন।

ব্যবহারকারীর তালিকা, প্রত্যেকের ভূমিকা ও সর্বশেষ লগইনসহScreenshot pending

Create চাপুন। Credential SMS চালু থাকলে লগইন ঠিকানা, ইউজারনেম ও আপনি যে পাসওয়ার্ড লিখেছেন তা সঙ্গে সঙ্গেই তাঁকে পাঠানো হয়, আর কাজ হলো কি না তা আপনাকে জানানো হয় না। দেখুন SMS ও নোটিফিকেশন।

পরে ভূমিকা নির্ধারণ

সম্পাদনার সময় Roles মাল্টি-সিলেক্টটি থাকে না। পরে কারও ভূমিকা বদলাতে সারির মেনুর Assign Roles ব্যবহার করুন, ভূমিকা বেছে Assign চাপুন।

এটি তাঁর পুরো ভূমিকা-গুচ্ছ প্রতিস্থাপন করে, কোনো নিশ্চিতকরণ প্রশ্ন ছাড়া এবং ফলে কী অনুমতি দাঁড়াবে তার কোনো প্রিভিউ ছাড়া। বদলানোর আগে তাঁর বর্তমান ভূমিকাগুলো লিখে রাখুন।

পাসওয়ার্ড রিসেট

সারির মেনুতে Reset Password: New Password ও Confirm Password, তারপর Update।

রিসেটে কোনো SMS যায় না। ক্রেডেনশিয়াল SMS কেবল অ্যাকাউন্ট তৈরির সময়ই যায়। রিসেটের পর নতুন পাসওয়ার্ড আপনাকেই ওই ব্যক্তির কাছে পৌঁছাতে হবে — সামনাসামনি, বা এমন কোনো উপায়ে যেটিতে আপনি স্বচ্ছন্দ। ইন্টারফেসে এ কথা কোথাও লেখা নেই, আর ঠিক এ কারণেই অনেকে এতে ধরা পড়েন।

কেউ চলে গেলে নিষ্ক্রিয় করা

Users-এ মুছে ফেলার কোনো অ্যাকশন নেই। ব্যবহারকারীটি Edit করে Status নিষ্ক্রিয় করে দিন। কেউ চলে যাওয়ার দিনেই এটি করুন — জানা পাসওয়ার্ডসহ একটি সক্রিয় অ্যাকাউন্টই প্রাক্তন কর্মীর অ্যাক্সেস ধরে রাখার সবচেয়ে সাধারণ উপায়।

User Details পাতায় Last Login, Failed Logins, Account Lock ও Locked Until-ও দেখায় — কেউ লক হয়ে যাওয়ার কথা বললে বা আপনি সন্দেহজনক লগইন চেষ্টা খুঁজলে এখানেই দেখবেন।

পার্সোনা

পার্সোনা হলো ব্যবহারকারী কোন ভূমিকায় বসে আছেন: Administrator, Teacher, Student বা Guest। একজনের একাধিক থাকতে পারে — যেমন এমন শিক্ষক যিনি আপনার একাডেমিক সমন্বয়কও, বা এমন অ্যাডমিন যাঁর সন্তান এই সেন্টারে পড়ে।

স্যুইচারটি উপরের বারে, ডান দিকে, ভাষা স্যুইচারের ঠিক বাঁয়ে। এতে বর্তমান পার্সোনার আইকন ও নাম দেখায়; ড্রপডাউনের শিরোনাম Switch Persona, সক্রিয়টির পাশে একটি টিক। ফোনে কেবল আইকনটিই দেখা যায়।

একাধিক পার্সোনা থাকলেই এটি দেখা যায়। একটিমাত্র পার্সোনার ব্যবহারকারী কখনও এটি দেখেন না, এবং এটাই স্বাভাবিক।

স্যুইচ করলে চারটি কাজ হয়: সার্ভারে আপনার পার্সোনা হালনাগাদ হয়, নতুন পার্সোনার অনুমতি নিয়ে আপনার লগইন নতুন করে ইস্যু হয়, পুরো মেনু আবার তৈরি হয়, এবং আপনি ওই পার্সোনার হোমে পৌঁছান — Administrator ড্যাশবোর্ডে, Teacher শিক্ষক পোর্টালে, Student শিক্ষার্থী পোর্টালে।

দুটি গুরুত্বপূর্ণ কথা:

• আপনি একসঙ্গে দুই পার্সোনায় থাকেন না। স্যুইচ করলে আপনার অনুমতি প্রতিস্থাপিত হয়। Teacher-এ স্যুইচ করা অ্যাডমিন ফিরে না আসা পর্যন্ত তাঁর অ্যাডমিন মেনু ও অ্যাডমিন অনুমতি হারান, আর স্যুইচারটি ছাড়া কোন পার্সোনায় আছেন তা মনে করিয়ে দেওয়ার কোনো বার্তাও নেই। কোনো অ্যাডমিন যদি বলেন একটি স্ক্রিন হারিয়ে গেছে, প্রথমে এটিই দেখুন।
• পছন্দটি সার্ভারে মনে রাখা হয়, ব্রাউজারে নয়। লগ আউট করুন, ডিভাইস বদলান, অন্য কারও ল্যাপটপে লগ ইন করুন — আপনি সর্বশেষ বেছে নেওয়া পার্সোনাতেই ফিরে আসবেন।

মনে রাখুন

• ভূমিকা হলো গুচ্ছ, ব্যবহারকারী ভূমিকা ধারণ করেন। ভূমিকা বদলালে সেটি ধারণ করা প্রত্যেকের ক্ষমতাই বদলে যায়। সাধারণত এটাই কাঙ্ক্ষিত; মাঝেমধ্যে অপ্রীতিকর বিস্ময়, তাই ভূমিকা সম্পাদনার আগে ব্যবহারকারীর তালিকার Roles কলাম দেখে নিন।
• পার্সোনা ভূমিকা নয়। পার্সোনা ঠিক করে আপনি কোন পোর্টাল ও মেনু পাবেন; ভূমিকা ঠিক করে তার ভেতরে আপনি কী করতে পারবেন।
• প্রয়োজনীয়-মাত্র মেনু অ্যাক্সেস নিয়ন্ত্রণ নয়। মেনু আইটেম লুকিয়ে রাখলে যে ঠিকানাটি জানে তার কাছ থেকে কিছুই লুকানো হয় না। অ্যাক্সেস সীমিত করা মানে অনুমতিটি সরিয়ে দেওয়া। দেখুন শুরু করা।
• কেবল ইংরেজিতে থাকা লেখা। Users ও Roles পাতার শিরোনাম; তৈরি/সম্পাদনার ডায়ালগের শিরোনাম (Create Users, Update Roles) ও তাদের Create / Update বাটন; Type কলামের System / Custom; অনুমতির সম্পাদকে প্রতিটি রিসোর্সের নাম ও প্রতিটি অ্যাকশনের নাম; এবং স্যুইচারের প্রতিটি পার্সোনার নাম। ফলে বাংলায় প্যানেলের শিরোনাম অনুমতিসমূহ দেখায় অথচ নিচের কার্ডগুলোতে থাকে Students, Payments, View, Edit। বাংলাভাষী স্টাফদের প্রশিক্ষণ দেওয়ার সময় এটি বলে দিন।
• একই অ্যাডমিনকে দুই রকমভাবে দেখানো হয় — স্যুইচারে Administrator, প্রোফাইল ব্যাজে Admin। দুটো একই।

সমস্যা ও সমাধান

কোনো স্টাফ দেখছেন “You do not have permission to view this data.” ওই রিসোর্সের জন্য তাঁর ভূমিকায় View অনুমতি নেই — অথবা Enrollments ও Schedules-এর ক্ষেত্রে Manage অনুমতি নেই, কারণ ওই দুটিতে আলাদা View থাকে না।

অনুমতি দিলাম কিন্তু কাজ হচ্ছে না। অনুমতি ব্যবহারকারীর লগইন সেশনের সঙ্গে বাহিত হয়। তাঁকে লগ আউট করে আবার লগ ইন করতে বলুন, বা পার্সোনা স্যুইচ করতে বলুন — তাতেই নতুন করে ইস্যু হয়।

কোনো ভূমিকায় Edit ও Manage Permissions নেই। এটি একটি System ভূমিকা। বরং একটি কাস্টম ভূমিকা তৈরি করুন — আগে সিস্টেম ভূমিকার View Details খুলে তার গড়নটি নকল করে নিন।

দরকারি একটি রিসোর্স অনুমতির সম্পাদকে নেই। আজ পণ্যে ওটির কোনো প্রদানযোগ্য অনুমতি নেই, তাই সেটি কাউকে দেওয়া যাবে না।

কেউ ফি দেখতে পাচ্ছেন, আমি চাই না। তাঁর Payments, Enrollments, Finances ও Reports অনুমতি দেখুন। মনে রাখুন ভূমিকা ভাগ করা হয়: একই ভূমিকা আর কার আছে তাও দেখে নিন।

কোনো অ্যাডমিন বলছেন তাঁর অর্ধেক মেনু হারিয়ে গেছে। উপরের বারে পার্সোনা স্যুইচারটি দেখুন। তিনি সম্ভবত Teacher বা Student পার্সোনায় আছেন। Administrator-এ ফিরে যান।

কোনো ব্যবহারকারী লক হয়ে গেছেন। তাঁর View Details খুলে Account Lock, Locked Until ও Failed Logins দেখুন, দরকার হলে পাসওয়ার্ড রিসেট করুন — এবং নতুন পাসওয়ার্ডটি তাঁকে জানাতে ভুলবেন না, কারণ রিসেটে কোনো SMS যায় না।